Gestion de la formation - 24/07/2025

Créé en 2014, en même temps que le Compte Personnel de Formation (CPF), le Passeport de compétences a vu son rôle renforcé par la loi du 5 septembre 2018. Depuis cette date, les organismes qui délivrent des diplômes ou certifications ont l’obligation de transmettre ces informations à la Caisse des Dépôts. C’est dans ce cadre que la version bêta du Passeport de compétences — officiellement nommé Passeport d’orientation, de formation et de compétences — a été mise en ligne le 30 mai 2023. Ce passeport est aujourd’hui accessible à tous directement via Mon Compte Formation. Mais en quoi consiste exactement le passeport de formation et de compétences ? Quel est son rôle ? Comment est-il alimenté ? A-t-il évolué depuis son lancement ? Cet article vous permet de faire le point sur cet outil tout à la fois utile pour chaque actif, pour les employeurs tout comme les recruteurs.

Passeport formation : qu'est-ce que c'est ?

Accessible dès l'âge de 16 ans (voire 15 ans pour les apprentis), le Passeport formation regroupe toutes les données personnelles d’un travailleur liées à son parcours professionnel. Utilisable tout au long de la vie, cet espace personnel recense toutes les informations transmises par les employeurs, les certificateurs via la Caisse des Dépôts, ou ajoutées par l’utilisateur lui-même. Ces données retracent sa carrière, ses formations et ses qualifications.

Autrement dit, le Passeport formation centralise l'ensemble du parcours formation de chaque individu dans un seul document. Ainsi, la totalité des compétences acquises par un salarié ou un agent du service public s'y trouve répertoriée et certifiée. Les savoir-faire et acquis de chacun se trouvent consignés dans ce document de référence.

À quoi sert un passeport formation ?

Le passeport formation est un outil personnel mis à la disposition de chaque salarié. Il a pour but d’aider celui-ci à mieux gérer son parcours professionnel, mais peut aussi être un outil très performant pour les RH ou responsables formation afin de mieux accompagner l’évolution professionnelle de leurs collaborateurs.

Concrètement, ce passeport permet à chaque travailleur de :

• Faire le point sur son parcours : il regroupe toutes les données liées à son expérience professionnelle et aux formations suivies, pour une vision claire et personnalisée.

• Identifier ses compétences : une cartographie simple des savoir-faire acquis au fil du temps.

• Créer un CV valorisant : un document structuré, basé sur des éléments concrets et vérifiables.

• Réfléchir à son avenir professionnel : le salarié peut se projeter vers de nouvelles évolutions ou reconversions, en s’appuyant sur ses acquis, son potentiel et ses envies. Il permet de préparer plus sereinement et efficacement son entretien annuel.

• Lancer un bilan de compétences ou une démarche de VAE.

En bref, c’est un véritable levier pour valoriser les compétences développées tout au long de son parcours professionnel, que ce soit en formation ou sur le terrain. Le passeport formation renforce aussi la lisibilité du Compte personnel de formation (CPF) et facilite les échanges entre salariés, managers et services RH.

Quels bénéfices et utilisation du Passeport de compétences ?

Le titulaire du Passeport de compétences peut mobiliser ces informations pour appuyer ses démarches d’orientation ou de recherche d’emploi. Par ailleurs, elles peuvent être partagées dans le cadre d’un accompagnement avec un conseiller en évolution professionnelle (CEP) ou avec les services publics de l’emploi.

Cet outil met à disposition des éléments fiables et vérifiés, tels que les expériences professionnelles, les titres obtenus, certifications ou diplômes issus de parcours de formation initiale ou continue, afin de renforcer la crédibilité du candidat auprès des employeurs.

De plus, il offre la possibilité de valoriser les compétences acquises au fil du temps et d'explorer de nouvelles perspectives professionnelles ou de formation en identifiant les écarts qui existent entre son profil actuel et ses objectifs personnels.

Ce document a pour vocation de mettre en valeur l’ensemble du parcours de formation professionnelle d’une personne active. Son détenteur peut y faire apparaître aussi bien les formations initiales que celles suivies tout au long de la vie professionnelle, qu’elles aient été financées par l’employeur ou réalisées auprès d’un organisme de formation.

Pour être prises en compte, les formations doivent avoir été dispensées par un organisme reconnu, proposant des certifications inscrites au Répertoire Spécifique (RS) ou au RNCP.

Ce dossier devient ainsi un véritable fil conducteur, tout en restant un outil simple qui offre l'opportunité à chaque salarié de suivre et de valoriser son évolution professionnelle. Il l’aide à mieux se situer, à préparer ses prochaines étapes et à construire son avenir professionnel avec clarté et autonomie.

Comment les données de formation sont-elles renseignées ?

Bien que le Passeport formation soit un droit ouvert à tous les salariés, sa fiabilité repose sur l’implication des organismes de formation. De fait, ce sont eux qui ont la responsabilité de transmettre les données relatives aux certifications obtenues par leurs apprenants.

Les employeurs sont aussi tenus de renseigner cette plateforme. Des logiciels de gestion de la formation, comme le Training Management Solution de Place de la Formation, permettent d’automatiser cette transmission d’informations, ce qui offre aux équipes RH et au responsable formation un vrai gain de temps.

Quels sont les partenaires du Passeport de formation et compétences ?

Le Passeport de formation et de compétences s’appuie sur une collaboration étroite entre plusieurs acteurs publics et privés. Le ministère du Travail et la Caisse des Dépôts pilotent ce dispositif, en lien avec

• les services publics de l’emploi

• les opérateurs du conseil en évolution professionnelle

• les ministères de l’Éducation, de l’Enseignement supérieur, du Sport, de la Jeunesse

• les Régions

• ou encore des diplômes professionnels.

Les entreprises, les OPCO, les partenaires sociaux et France compétences participent aussi activement à l'efficacité du système.

Quelles nouveautés pour le passeport d’orientation, de formation et de compétences ?

Depuis juin 2023, le passeport d’orientation, de formation et de compétences est disponible pour l’ensemble des actifs. Il s’inscrit dans une démarche initiée par la loi de 2018 sur la liberté de choisir son avenir professionnel. Son développement est assuré par la Caisse des Dépôts, et il est intégré au système d’information du Compte personnel de formation (CPF).

Un outil qui s’enrichit régulièrement

À l’origine, ce passeport réunissait trois types d’informations. Celles concernant

• le parcours professionnel (via les données transmises par les employeurs),

• les diplômes obtenus dans le cadre de la formation initiale

• les certifications acquises en formation continue.

Depuis la loi Plein emploi de décembre 2023, ce dispositif va plus loin. Chaque détenteur a désormais la possibilité d’y intégrer des expériences issues du bénévolat ou du volontariat, à condition qu’elles aient un lien avec l’insertion ou le maintien dans l’emploi. Une manière concrète de valoriser des compétences souvent utiles mais peu visibles, et de mieux se différencier de certains profils.

Enfin, une autre évolution importante est à souligner : les informations issues du Répertoire de Gestion des Carrières Unique (RGCU) viennent désormais alimenter ce passeport. Ce fichier, plus complet que les simples déclarations sociales, permet notamment de prendre en compte des périodes d’activité hors salariat (par exemple dans le cadre de régimes de retraite spécifiques). Une avancée utile pour mieux refléter l’ensemble du parcours professionnel.

Le passeport prévention : un complément au Passeport compétences

En place depuis 2023, le Passeport prévention – nouveau volet du passeport formation - s'inscrit dans la continuité du Passeport de compétences. Introduit par la loi Santé du 2 août 2021, il recense l'ensemble des certificats, attestations ou diplômes en matière de santé et de sécurité au travail obtenus par chaque personne.

Ce document constitue un outil précieux pour l’employeur. En effet, en plus de pouvoir consulter l'ensemble des informations relatives aux formations suivies par le salarié en matière de santé et de sécurité au travail, il contribue à garantir le respect des obligations légales en termes de prévention des risques professionnels.

Remarque : la notification de ces données ne tient pas compte de la personne à l’initiative des formations suivies, à savoir l’employeur ou le salarié.

Une entrée en vigueur en 2025-2026

Même si la loi "Plein emploi" est officiellement entrée en vigueur le 23 décembre 2023, dans les faits, la mise en œuvre effective du Passeport prévention a été repoussée. Initialement prévue pour avril 2024, celle-ci va s’échelonner entre 2025 (pour les organismes de formation) et 2026 (pour les employeurs et travailleurs). Ce report laisse un peu plus de temps au Ministère du Travail d’affiner son contenu et aux employeurs de préparer son déploiement.

Quel intérêt du passeport formation pour l'employeur et la DRH ?

Même si ce Passeport de compétences s’adresse d’abord aux salariés, il présente plusieurs avantages pour les chefs d'entreprises :

• Lors du recrutement, il facilite la vérification des qualifications et des compétences des candidats (sous réserve qu'ils acceptent que vous le consultiez) afin de s'assurer de leur fiabilité et d’évaluer plus précisément les compétences en lien avec le poste à pourvoir.

• En interne, le fait d’encourager et accompagner ses salariés à compléter leur passeport en ligne contribue à renforcer l’image d'un employeur engagé dans le développement professionnel de ses salariés. Une telle démarche permet de rebooster sa marque employeur, ce qui devrait participer à impacter positivement le bien-être au travail de vos employés.

• En termes de gestion des compétences, vous aurez une vision claire des acquis de chaque salarié et des éventuels besoins. Les reponsables formation pourront déployer des actions de formations ciblées, afin de favoriser la montée en compétences, faciliter l'orientation professionnelle, encourager la mobilité interne et ainsi renforcer la compétitivité de l'entreprise avec des compétences actualisées régulièrement.

En résumé, en s’impliquant dans cette démarche, les dirigeants d’entreprise montrent à leurs équipes qu’ils investissent dans leur avenir professionnel, ce qui s’avère un excellent levier de fidélisation.

Comment accompagner vos équipes dans la mise en place du passeport de compétences ?

Voici quelques étapes simples pour guider vos collaborateurs :

1. Commencez par en parler. Expliquez clairement ce qu’est le passeport de compétences et à quoi il sert. Utilisez des exemples pour rendre votre présentation concrète.

2. Montrez-leur comment l’activer. Le passeport formation est lié au Compte personnel de formation (CPF). L’activation se fait en quelques clics via France Connect. Un accompagnement rapide peut fortement inciter vos salariés à s’approprier l’outil.

3. Offrez une assistance. Mettez à disposition une aide technique ou des relais internes pour répondre aux questions et résoudre les éventuels blocages.

4. Proposez des entretiens personnalisés pouvant prendre appui sur cet outil. Ces échanges permettent d’identifier les compétences déjà acquises, de réfléchir aux perspectives de développement, et de repérer les formations les plus pertinentes.

Jérôme Lesage
Le blog de la formation

1. À quoi sert le Passeport formation et compétences pour un salarié ?

Le Passeport permet à chaque actif de centraliser toutes ses formations, expériences et compétences acquises au fil du temps. Il aide à mieux visualiser son parcours professionnel, à valoriser ses acquis dans un CV, et à réfléchir plus facilement à son évolution ou à une reconversion.

2. Comment les informations sont-elles intégrées dans le Passeport Formation ?

Les données sont automatiquement transmises par les organismes de formation et les employeurs à la Caisse des Dépôts. L’utilisateur peut aussi ajouter certaines informations lui-même. Depuis peu, les expériences bénévoles liées à l’emploi peuvent également y figurer. L’employeur se doit aussi de renseigner ce document, ce qui peut être facilité par un logiciel de gestion de la formation comme celui de Place de la Formation.

3. Quel intérêt le Passeport présente-t-il pour les employeurs ?

Il leur permet de mieux connaître les compétences de leurs collaborateurs, d’orienter les plans de formation, et d’optimiser la gestion des talents. En recrutement, c’est aussi un outil fiable pour vérifier les qualifications d’un candidat (avec son accord).

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