Logiciel de gestion de la formation

Simplifier la vie du Responsable Formation
& faciliter l'accès à la formation des salariés !

Écran d'accueil Logiciel TMS
Avis des utilisateurs du logiciel TMS de Place de la formation

   

sapSilverPartner

Témoignages

Le logiciel TMS me permet de ne plus passer de de temps sur la gestion administrative de la formation."
La solution pour simplifier le quotidien du Responsable Formation : je recommande vivement !"
Je dispose de plus de temps pour accompagner les collaborateurs plutôt que de gérer l'administratif."

Les bénéfices du logiciel
de gestion de la formation TMS

80
%
de temps gagné pour les équipes formation
15
%
d'économies sur votre coût de gestion de la formation
100
%
vos processus optimisés, votre activité formation sécurisée

Un déploiement simple & rapide


1

Réunion de lancement

Questionnaire fonctionnel & technique
Durée :
2 heures
2

Paramétrages & Imports

Imports de données, paramétrages, tests
Durée :
3 à 5 semaines
3

Formation & démarrage

Formation des utilisateurs du logiciel
Durée :
3 heures

Toutes vos formations sont accessibles en ligne

Créez un catalogue unique regroupant tous vos organismes de formation externes ainsi que vos offres de formation internes et commandez vos formations en quelques clics.

Vos dossiers formation sont dématérialisés

Les organismes de formation déposent les documents sur la plateforme, la formation interne se gère en quelques clics : vous gagnez 80% de votre temps consacré à la gestion administrative.

Vos indicateurs s'enrichissent en temps réel

Vous n'avez pas de ressaisie à effectuer, tout est centralisé et sécurisé, vous suivez votre activité et assurez la traçabilité de vos formations. Le logiciel TMS Training Management Solution fonctionne en totale autonomie ou intégré à votre SIRH.
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FAQ - Foire aux questions

À quelle attente répond le logiciel TMS de Place de la formation ?

Le logiciel TMS de Place de la Formation répond à une attente très concrète des responsables de la formation : comment passer moins de temps sur la gestion administrative de la formation pour mieux accompagner les collaborateurs ? 

En effet :

- il existe de nombreux canaux de formation : organismes de formation externes spécialisés ou transverses, organismes de formation internes, ou académies d'entreprise, CFA (Centre de formation des apprentis), LMS (Learning Management System)...

- de nombreuses formations sont à gérer chaque année : le plan de développement des compétences issu du recueil des besoins par une campagne périodique ou issu des entretiens annuels et professionnels, les besoins de formations recueillis au fil de l'eau, les formations obligatoires, les recyclages, les parcours de formation...

- la charge de gestion de la formation est considérable : recueil des besoins de formation, constitution et arbitrage du plan de formation, inscriptions auprès des organismes de formation, signature des conventions, envoi des convocations des stagiaires, gestion des annulations et des reports, relances multiples, gestion et archivage des documents, réception contrôle et paiement des factures, mise à jour des indicateurs réalisation des entretiens professionnels et des bilans à 6 ans, reporting sur l'activité au CSE (Comité Social et économique) aux directions...

La gestion de la formation est donc très chronophage et peut (bonne nouvelle !) être automatisée et digitalisée pour plus d'efficacité.

Le logiciel TMS de Place de la Formation répond donc au souhait du responsable formation de gagner du temps sur la gestion administrative et logistique de la formation pour le consacrer à l'accompagnement des collaborateurs, à la pédagogie avec les organismes de formation et à l'accompagnement de la transformation du métier de la formation dans l'entreprise.

 


Le logiciel TMS de Place de la Formation répond donc au souhait du responsable formation de gagner du temps sur la gestion administrative et logistique de la formation pour le consacrer à l'accompagnement des collaborateurs, à la pédagogie avec les organismes de formation et à l'accompagnement de la transformation du métier de la formation dans l'entreprise.

Que signifie l'acronyme "TMS" ?

L'acronyme "TMS" signifie dans le langage courant de la formation professionnelle Training Management System, que l'on peut traduire en français par système (ou logiciel) de gestion de la formation.  Le TMS est employé par les équipes formation pour simplifier, automatiser et digitaliser leur gestion de la formation.

Par extension, Place de la formation a appelé son logiciel de gestion de la formation TMS - Training Management Solution

Quelles sont les principales fonctionnalités du logiciel TMS ?

Les principales fonctionnalités du logiciel TMS sont :

- la centralisation de toutes les offres de formation de l'entreprise et de ses partenaires organismes de formation dans un ou plusieurs catalogues ;
- la création des budgets formation ;
- la création et la gestion du plan de développement des compétences ;
- les commandes en ligne aux organismes de formation ;
- la création d'offres de formation, de sessions de formation ;
- l'envoi des convocations à la formation aux participants ;
- la gestion dématérialisée des documents en amont (convention de formation, convocation...) et en aval (attestations, certificats de réalisation, émargements, évaluations, factures...) de la formation ;
- l'évaluation en ligne de la satisfaction (évaluation de la formation à chaud) et de l'efficience (évaluation de la formation à froid) ;
- la gestion des dispositifs de financement ;
- une facturation et un paiement centralisé pour simplifier la gestion des factures et des paiements des organismes de formation ;
- l'émargement digitalisé ;
- la gestion des entretiens professionnels et annuels et des campagnes d'entretiens ;
- le suivi du passeport formation du salarié ;
- le recyclage des compétences ;
- des espaces paramétrables à destination des salariés et des managers ;
- et bien d'autres fonctionnalités encore...

Vous pouvez consulter la page dédiée aux fonctionnalités du logiciel en vous rendant sur cette page :  TMS - Training Management Solution

Quelle est la différence entre le TMS Place de la formation et les autres logiciels de gestion de la formation ?

Le TMS de Place de la Formation se distingue des autres logiciels de gestion de la formation par son caractère collaboratif et transactionnel.

Le TMS de Place de la Formation est un logiciel  :

- dédié à la gestion de la formation professionnelle ;
- connecté aux organismes de formation dont il centralise les offres (inter, intra, internes, digitales...) ce qui permet d'effectuer des commandes depuis un seul outil plutôt que de se connecter aux sites des différents organismes de formation ;
- permettant d'assurer une gestion de la formation automatisée et digitalisée ;
- permettant de réduire le nombre de fournisseurs de formation et de bénéficier d'une facture mensuelle unique plutôt que de gérer de nombreuses factures.

À quel type d'entreprise s'adresse le logiciel TMS ?

Le logiciel est utilisé par tous types d'entreprises à partir d'un effectif d'une centaine de salariés jusqu'à un effectif de plusieurs dizaines de milliers de salariés, tous secteurs confondus.

Existe-t-il une équipe dédiée à l'accompagnement des utilisateurs de TMS ?

Oui, chaque utilisateur bénéficie de l'accompagnement de son Manager du Succès Client, responsable de la satisfaction de chacun de nos clients.

L'utilisateur a également accès à un système de Chat en ligne ainsi qu'à une base de connaissance intégrant les articles et tutoriels utiles à l'utilisation du logiciel.

Combien coûte le logiciel TMS ?

Le coût du logiciel se répartit en deux postes :

- l'abonnement logiciel annuel basé sur la tranche d'effectif du client ;
- les prestations de mise en oeuvre : les imports de fichiers (historique des formations, salariés, plan de développement des compétences, compétences à maintenir, offres de formation...) les paramétrages des automatismes et des processus, la formation des utilisateurs.

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Existe-t-il plusieurs profils d'utilisateurs du logiciel ?

Il existe 5 profils d'utilisateurs : "RH" avec les droits les plus étendus, "Manager" qui voit son profil et ceux de ses équipes, "Salarié" qui se voit lui même, "Formateur" pour agir sur les formations et "Consultation" pour accéder à certaines informations.

Puis-je intégrer mes propres organismes de formation ?

Oui, vous pouvez intégrer tout organisme de formation (qu'il soit certifié Qualiopi ou non) si l'organisme de formation n'a pas déjà été créé par un autre utilisateur ; et à vos propres conditions commerciales.

Le logiciel TMS permet-il de gérer les évaluations des formations à chaud et à froid ?

Le logiciel TMS permet de gérer les évaluations à chaud (évaluations de satisfaction) et les évaluations à froid (évaluations d'efficience).

Vous pouvez très simplement créer vos propres formulaires d'évaluation à chaud et à froid puis paramétrer leur envoi en automatique. Ainsi, à chaque fin de formation, et/ou après une période que vous définissez, les stagiaires reçoivent le formulaire d'évaluation et peuvent évaluer leurs formations.

Les données d'évaluation apparaissent dans vos indicateurs ainsi que dans le catalogue à disposition des salariés et vous permettent de mieux piloter la qualité de vos formations !

Peut-on mettre en oeuvre l'émargement digitalisé ?

Oui, il est possible de faire de l'émargement digitalisé par email ou par un Qr code scanné avec le téléphone du participant (sur lequel aucun installation d'application ou autre n'est requise : il n'y a donc aucune intrusion).

Est-ce que je peux réaliser mes entretiens dans le logiciel TMS ?

Tous types d'entretiens peuvent être créés et réalisés dans le logiciel : entretiens professionnels, entretiens annuels, entretiens de retour de congé long...

Une fois les entretiens créés, vous pouvez lancer vos campagnes d'entretien en automatique avec processus de relance et alertes.

TMS permet ainsi de sécuriser les entretiens, notamment les entretiens professionnels obligatoires.

Le logiciel TMS peut être couplé à un logiciel de gestion des talents et GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences).

Les vues sous forme d'indicateurs graphiques et d'exports de données sont elles possibles dans le TMS ?

Le TMS Placedelaformation vous donne accès à vos indicateurs en temps réel, sans aucune ressaisie.

Ces indicateurs quantitatifs (budgets formation, heures de formations réalisées, nombre de salariés formés, suivi des absences et des présences, étapes du plan de développement des compétences...) et indicateurs qualitatifs (évaluations des formations, assiduité aux formations...) sont disponibles sous forme graphique et personnalisables.

Vous pouvez également réaliser des exports personnalisés et partagés de toutes vos données.



Dois-je connecter le TMS avec mon SIRH (Système d'Informations Ressources Humaines) ?

Oui a minima avec votre logiciel de paie (ou votre core RH si vous en disposez) pour récupérer les informations salariés (dès lors que nous dépassons 150 salariés et que le turn over est significatif). Les informations récupérées sont notamment le matricule, nom, prénom, fonction, email, salaire horaire chargé, entité juridique de rattachement, manager, RH de référence... certaines données sont indispensables, d'autres conseillées afin de bénéficier d'indicateurs de pilotage de la formation optimisés.

Il est également possible de ne pas activer les interfaces en procédant à des imports de fichiers périodiques : imports de fichiers salariés, de demandes de formation, de compétences à maintenir, d'historiques...

D'autres interfaces peuvent être réalisées à la demande, notamment avec le LMS (learning management system) ; le logiciel de gestion des entretiens en place ; le logiciel de gestion des compétences ; de gestion des temps (GTA) ; ou encore avec le système décisionnel et l'entrepôt de données...

Quelles sont les étapes de mise en oeuvre du logiciel TMS ?

La mise en oeuvre du logiciel TMS est simple et rapide, elle s'effectue en trois étapes  :

1. La réunion de lancement (2 heures)

La réunion de lancement est réalisée entre vous et votre Manager du succès Clients Placedelaformation. Nous vous posons des questions sur votre fonctionnement afin de personnaliser vos paramétrages dans le logiciel.

2. Les paramétrages & imports (3 à 5 semaines)

Nous importons vos données (historiques de formation, compétences à maintenir, plan de développement des compétences, recueil des besoins...) et nous paramétrons ensemble votre catalogue de formations. Nous effectuons tous les paramétrages issus de la réunion de lancement, nous les testons puis les recettons avant votre démarrage.

3. Votre formation (3 heures)

Votre démarrage est imminent : vous êtes formé(e) à l'utilisation du logiciel TMS au travers de l'académie Placedelaformation. La parcours de formation pour l'utilisation la plus étendue est de 3 heures au total. Vous êtes désormais prêt à démarrer !

Ces données indicatives sont pour le déploiement du logiciel TMS au sein d'une PME ; pour une grande entreprise, les durées sont plus longues.

Y-a-t-il un lien entre le logiciel TMS et mon OPCO (OPérateur de COmpétence) ?

Lorsqu'une formation est commandée avec le dispositif de financement "Opco" le système précise à l'organisme de formation qu'il doit envoyer sa facture à l'Opco du client et non au client.

A noter, c'est un différenciateur du TMS Placedelaformation, que la subrogation des paiement peut être activée en option pour toutes les formations, ce qui représente un gain de gestion supplémentaire.

La demande de prise en charge auprès de l'OPCO, si celle-ci est nécessaire, reste à la charge de l'utilisateur.

Est-ce que les organismes de formation utilisent la plateforme ?

Oui car ils y gagnent en efficacité commerciale (ils apparaissent dans votre catalogue centralisé) et administrative (il n'ont plus qu'une seule facture par formation à émettre au lieu de "n" factures, une par entité juridique du client).

L'accès à la plateforme est par ailleurs totalement gratuit pour eux.

Et si un organisme de formation ne souhaitait pas utiliser la plateforme, vous pouvez agir pour le compte de l'organisme de formation.

Qu'est-ce que l'option de facturation mensuelle et de subrogation des paiements ?

Avec le logiciel de gestion de la formation TMS, vous pouvez bénéficier d'une facture mensuelle unique plutôt que de régler chacune des factures unitaires émises par vos organismes de formation.

Concrètement comment ça marche ?

À chaque fin de formation, l'organisme de formation émet sa facture qui est transmise dans le TMS et validée par vous puis archivée dans la plateforme. Puis, une facture unique regroupant toutes les factures validées est émise mensuellement par Placedelaformation. Vous réglez la facture Placedelaformation puis nous payons en votre nom chacun des organismes de formation.

Cette option vous permet de gagner encore plus de temps et simplifie vos vérifications et vos paiements.

C'est une option très appréciée des services achats et comptabilité car cela réduit le nombre de fournisseurs à gérer et optimise ainsi l'efficacité globale de votre entreprise. 

Puis-je désactiver la subrogation de paiement et la facture mensuelle ?

Oui, vous êtes libre d'activer ou de désactiver l'option de facturation mensuelle et de subrogation de paiement des organismes de formation.

Vous pouvez donc conserver votre fonctionnement actuel si vous le souhaitez.

Puis-je bâtir mon plan de développement des compétences prévisionnel et l'arbitrer avec TMS ?

Oui. Il vous suffit de créer des demandes à partir du catalogue ou des demandes de formation personnalisées ou encore de recueillir les demandes issues de votre outil de gestion des entretiens (si vous n'utilisez pas le module d'entretiens intégré à TMS) ou vos campagnes de recueil des besoins. Les coûts des formations remonteront ensuite automatiquement.

Vous pouvez également créer des demandes de formation massives par population ou groupe de salariés sur une ou plusieurs thématiques de formation.

Vous pouvez alors arbitrer votre plan de développement des compétences en acceptant ou refusant les formations ce qui impacte immédiatement votre budget prévisionnel de formation, en temps réel.

Est-ce que je peux réaliser mes entretiens dans le logiciel TMS ?

Tous types d'entretiens peuvent être créés et réalisés dans le logiciel TMS : entretiens professionnels, entretiens annuels, entretiens de retour de congés divers...

Une fois les entretiens créés, vous pouvez lancer vos campagnes d'entretien en automatique avec processus de relance et alertes.

TMS permet ainsi de sécuriser les entretiens, notamment les entretiens professionnels obligatoires.

Le logiciel TMS peut être également couplé à un logiciel de gestion des talents et GEPP (Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels).

Puis-je sortir un bilan à 6 ans des formations ?

Oui, l'édition du bilan à 6 ans des formations est une des fonctionnalités de la plateforme TMS.

Le logiciel TMS peut-il être accessible par SSO (Single Sign On) ?

Oui, TMS  est accessible par SSO, ce que nous recommandons.

Qu'est-ce que la digitalisation de la gestion de la formation ?

La digitalisation de la gestion de la formation fait référence à l'utilisation de technologies numériques pour automatiser, améliorer et rendre plus efficace le processus de gestion de la formation au sein d'une organisation. Cela implique souvent l'adoption de solutions logicielles et de plateformes technologiques spécifiques conçues pour faciliter divers aspects du cycle de vie de la formation. Voici quelques éléments clés de la digitalisation de la gestion de la formation :

1. Plateformes de Gestion de l'Apprentissage (LMS)

Les LMS sont des outils essentiels pour la digitalisation de la gestion de la formation. Ils permettent de créer, gérer et dispenser des cours en ligne, de suivre les progrès des apprenants, de gérer les inscriptions et de fournir un accès facile aux ressources pédagogiques.

2. Systèmes de Gestion de la Formation (TMS)

Les TMS sont également des composants importants de la digitalisation. Ils aident à planifier, suivre et gérer l'ensemble des programmes de formation au sein de l'organisation. Cela inclut la planification des sessions de formation, la gestion des ressources, le suivi des compétences, et parfois la gestion des budgets de formation.

3. Formation en Ligne et Ressources Numériques

La digitalisation implique souvent la transition vers des modalités de formation en ligne. Cela peut inclure des cours virtuels, des modules interactifs, des vidéos de formation en ligne, des webinaires, etc. Les ressources éducatives numériques sont utilisées pour fournir un accès facile et flexible aux contenus de formation.

4. Automatisation des Processus

Les processus administratifs liés à la formation, tels que l'inscription, la gestion des calendriers, la communication avec les apprenants, peuvent être automatisés pour gagner du temps et améliorer l'efficacité.

5. Suivi et Évaluation des formations

Les outils numériques permettent un suivi plus précis des progrès des apprenants. Des fonctionnalités d'évaluation en ligne, de quiz automatisés et de rapports détaillés facilitent l'évaluation des compétences et des performances.

6. Intégration avec d'autres Systèmes

La digitalisation de la gestion de la formation peut impliquer l'intégration des systèmes de gestion de la formation avec d'autres systèmes organisationnels tels que les systèmes de gestion des ressources humaines (HRIS ou SIRH) pour une coordination plus fluide.

La digitalisation de la gestion de la formation vise à tirer parti des technologies numériques pour rendre le processus de formation plus accessible, efficient et adapté aux besoins changeants des apprenants et des organisations. Elle permet également une meilleure analyse des données liées à la formation pour prendre des décisions éclairées sur les programmes de formation.

Le logiciel TMS respecte-t-il le RGPD (Règlement Général de Protection des Données) ?

Oui, le logiciel TMS respecte strictement l'ensemble du RGPD (Règlement Général de Protection des Données).

Comment intégrer mon LMS avec le TMS Place de la Formation ?

Votre LMS est considéré par le TMS Place de la Formation comme un canal de formation à part entière. Nous préconisons donc d'intégrer le LMS dans le TMS afin de passer des commandes à celui-ci depuis le TMS.

Les clients qui souhaitent donner un accès à un seul logiciel à leurs collaborateurs, salariés et managers, afin de ne pas démultiplier les outils pourront opter soit pour un accès au seul LMS (le TMS sera alors réservé aux équipes RH) soit pour un accès au seul TMS. Cela nécessite alors de mettre en oeuvre une communication entre les deux outils, pour les échanges de données automatisés, au moyens d'interfaces de type API (application programming interface) ou échanges de fichiers à plat de type .csv, .xls ou .xml.

Il existe aujourd'hui des précédents et des partenariat qui peuvent rendre votre LMS et votre TMS immédiatement compatibles car déjà interconnectés.

Quelle est la différence entre un LMS et un TMS ?

Un Learning Management System (LMS) et un Training Management System (TMS) sont tous deux des systèmes logiciels utilisés dans le domaine de la gestion de la formation, mais ils se concentrent sur des aspects légèrement différents du processus de formation.

Un LMS est principalement axé sur la gestion des contenus éducatifs et de l'apprentissage en ligne. Il offre des fonctionnalités telles que la création de cours, la gestion des utilisateurs, le suivi des progrès des apprenants, la gestion des évaluations et la distribution de matériel pédagogique. Les LMS sont souvent utilisés dans des contextes éducatifs formels, tels que les écoles, les universités et les entreprises qui fournissent une formation en ligne à leurs employés.

Un TMS se concentre davantage sur la gestion globale du processus de formation au sein d'une organisation. Il englobe souvent des fonctionnalités de planification, de suivi des ressources, de gestion des compétences, de gestion des calendriers de formation, de gestion des certifications, et parfois de gestion des budgets de formation. Les TMS peuvent être utilisés pour coordonner et suivre l'ensemble du programme de formation d'une organisation, y compris les formations en salle, les formations en ligne, et d'autres modalités de formation.

Bien que les termes LMS et TMS soient souvent utilisés de manière interchangeable, la principale distinction réside dans leur focalisation respective. Un LMS se concentre principalement sur la gestion des contenus éducatifs et de l'apprentissage, tandis qu'un TMS englobe une vision plus large de la gestion de la formation, incluant la planification, la logistique et la gestion des ressources. Certains systèmes peuvent également combiner les fonctionnalités des deux pour offrir une solution plus complète.

Les convocations à la formation peuvent-elles être automatiquement enregistrées dans l'agenda du salarié ?

Oui, les convocations disposent d'une extension de fichier ".ics" compatible avec tous les agendas (Microsoft, Google...).

Ainsi, à réception de sa convocation, le salarié "glisse" l'extension dans son agenda qui est ainsi mis à jour. Nous ne sommes cependant pas intrusifs en imposant l'invitation au salarié sans son accord.

Puis-je déléguer l'organisation des formations à mes formateurs internes ?

Oui, il suffit de leur donner les droits, c'est un paramétrage à activer.