Logiciel de gestion
de la formation

L'acronyme "TMS" signifie dans le langage courant de la formation professionnelle Training Management System, que l'on peut traduire en français par système (ou logiciel) de gestion de la formation.  Le TMS est employé par les équipes formation pour simplifier, automatiser et digitaliser leur gestion de la formation.

Par extension, Place de la formation a appelé son logiciel de gestion de la formation TMS - Training Management Solution

Les principales fonctionnalités du logiciel TMS sont :

- la centralisation de toutes les offres de formation de l'entreprise et de ses partenaires organismes de formation dans un ou plusieurs catalogues ;
- la création des budgets formation ;
- la création et la gestion du plan de développement des compétences ;
- les commandes en ligne aux organismes de formation ;
- la création d'offres de formation, de sessions de formation ;
- l'envoi des convocations à la formation aux participants ;
- la gestion dématérialisée des documents en amont (convention de formation, convocation...) et en aval (attestations, certificats de réalisation, émargements, évaluations, factures...) de la formation ;
- l'évaluation en ligne de la satisfaction (évaluation de la formation à chaud) et de l'efficience (évaluation de la formation à froid) ;
- la gestion des dispositifs de financement ;
- une facturation et un paiement centralisé pour simplifier la gestion des factures et des paiements des organismes de formation ;
- l'émargement digitalisé ;
- la gestion des entretiens professionnels et annuels et des campagnes d'entretiens ;
- le suivi du passeport formation du salarié ;
- le recyclage des compétences ;
- des espaces paramétrables à destination des salariés et des managers ;
- et bien d'autres fonctionnalités encore...

Vous pouvez consulter la page dédiée aux fonctionnalités du logiciel en vous rendant sur cette page :  TMS - Training Management Solution

Le TMS de Place de la Formation se distingue des autres logiciels de gestion de la formation par son caractère collaboratif et transactionnel.

Le TMS de Place de la Formation est un logiciel  :

- dédié à la gestion de la formation professionnelle ;
- connecté aux organismes de formation dont il centralise les offres (inter, intra, internes, digitales...) ce qui permet d'effectuer des commandes depuis un seul outil plutôt que de se connecter aux sites des différents organismes de formation ;
- permettant d'assurer une gestion de la formation automatisée et digitalisée ;
- permettant de réduire le nombre de fournisseurs de formation et de bénéficier d'une facture mensuelle unique plutôt que de gérer de nombreuses factures.

Le logiciel est utilisé par tous types d'entreprises à partir d'un effectif d'une centaine de salariés jusqu'à un effectif de plusieurs dizaines de milliers de salariés, tous secteurs confondus.

Oui, chaque utilisateur bénéficie de l'accompagnement de son Manager du Succès Client, responsable de la satisfaction de chacun de nos clients.

L'utilisateur a également accès à l'académie formation TMS, à un système de Chat en ligne ainsi qu'à une base de connaissance intégrant les articles et tutoriels utiles à l'utilisation du logiciel.

Le coût du logiciel se répartit en deux postes :

- l'abonnement logiciel annuel basé sur la tranche d'effectif du client ;
- les prestations de mise en oeuvre : les imports de fichiers (historique des formations, salariés, plan de développement des compétences, compétences à maintenir, offres de formation...) les paramétrages des automatismes et des processus, la formation des utilisateurs.

Vous souhaitez obtenir un devis ? Contactez-nous !

Il existe 5 profils d'utilisateurs : "RH" avec les droits les plus étendus, "Manager" qui voit son profil et ceux de ses équipes, "Salarié" qui se voit lui même, "Formateur" pour agir sur les formations et "Consultation" pour accéder à certaines informations.

Oui, vous pouvez intégrer tout organisme de formation (qu'il soit certifié Qualiopi ou non) si l'organisme de formation n'a pas déjà été créé par un autre utilisateur ; et à vos propres conditions commerciales.

Oui, il est possible de faire de l'émargement digitalisé par email ou par un Qr code scanné avec le téléphone du participant (sur lequel aucun installation d'application ou autre n'est requise : il n'y a donc aucune intrusion).

Tous types d'entretiens peuvent être créés et réalisés dans le logiciel : entretiens professionnels, entretiens annuels, entretiens de retour de congé long...

Une fois les entretiens créés, vous pouvez lancer vos campagnes d'entretien en automatique avec processus de relance et alertes.

TMS permet ainsi de sécuriser les entretiens, notamment les entretiens professionnels obligatoires.

Le logiciel TMS peut être couplé à un logiciel de gestion des talents et GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences).

Le TMS Placedelaformation vous donne accès à vos indicateurs en temps réel, sans aucune ressaisie.

Ces indicateurs quantitatifs (budgets formation, heures de formations réalisées, nombre de salariés formés, suivi des absences et des présences, étapes du plan de développement des compétences...) et indicateurs qualitatifs (évaluations des formations, assiduité aux formations...) sont disponibles sous forme graphique et personnalisables.

Vous pouvez également réaliser des exports personnalisés et partagés de toutes vos données.

Oui a minima avec votre logiciel de paie (ou votre core RH si vous en disposez) pour récupérer les informations salariés (dès lors que nous dépassons 150 salariés et que le turn over est significatif). Les informations récupérées sont notamment le matricule, nom, prénom, fonction, email, salaire horaire chargé, entité juridique de rattachement, manager, RH de référence... certaines données sont indispensables, d'autres conseillées afin de bénéficier d'indicateurs de pilotage de la formation optimisés.

Il est également possible de ne pas activer les interfaces en procédant à des imports de fichiers périodiques : imports de fichiers salariés, de demandes de formation, de compétences à maintenir, d'historiques...

D'autres interfaces peuvent être réalisées à la demande, notamment avec le LMS (learning management system) ; le logiciel de gestion des entretiens en place ; le logiciel de gestion des compétences ; de gestion des temps (GTA) ; ou encore avec le système décisionnel et l'entrepôt de données...

La mise en oeuvre du logiciel TMS est simple et rapide, elle s'effectue en trois étapes  :

1. La réunion de lancement (2 heures)

La réunion de lancement est réalisée entre vous et votre Manager du succès Clients Placedelaformation. Nous vous posons des questions sur votre fonctionnement afin de personnaliser vos paramétrages dans le logiciel.

2. Les paramétrages & imports (3 à 5 semaines)

Nous importons vos données (historiques de formation, compétences à maintenir, plan de développement des compétences, recueil des besoins...) et nous paramétrons ensemble votre catalogue de formations. Nous effectuons tous les paramétrages issus de la réunion de lancement, nous les testons puis les recettons avant votre démarrage.

3. Votre formation (3 heures)

Votre démarrage est imminent : vous êtes formé(e) à l'utilisation du logiciel TMS au travers de l'académie Placedelaformation. La parcours de formation pour l'utilisation la plus étendue est de 3 heures au total. Vous êtes désormais prêt à démarrer !

Ces données indicatives sont pour le déploiement du logiciel TMS au sein d'une PME ; pour une grande entreprise, les durées sont plus longues.

Lorsqu'une formation est commandée avec le dispositif de financement "Opco" le système précise à l'organisme de formation qu'il doit envoyer sa facture à l'Opco du client et non au client.

A noter, c'est un différenciateur du TMS Placedelaformation, que la subrogation des paiement peut être activée en option pour toutes les formations, ce qui représente un gain de gestion supplémentaire.

La demande de prise en charge auprès de l'OPCO, si celle-ci est nécessaire, reste à la charge de l'utilisateur.

Oui car ils y gagnent en efficacité commerciale (ils apparaissent dans votre catalogue centralisé) et administrative (il n'ont plus qu'une seule facture par formation à émettre au lieu de "n" factures, une par entité juridique du client).

L'accès à la plateforme est par ailleurs totalement gratuit pour eux.

Et si un organisme de formation ne souhaitait pas utiliser la plateforme, vous pouvez agir pour le compte de l'organisme de formation.

Avec le logiciel de gestion de la formation TMS, vous pouvez bénéficier d'une facture mensuelle unique plutôt que de régler chacune des factures unitaires émises par vos organismes de formation.

Concrètement comment ça marche ?

À chaque fin de formation, l'organisme de formation émet sa facture qui est transmise dans le TMS et validée par vous puis archivée dans la plateforme. Puis, une facture unique regroupant toutes les factures validées est émise mensuellement par Placedelaformation. Vous réglez la facture Placedelaformation puis nous payons en votre nom chacun des organismes de formation.

Cette option vous permet de gagner encore plus de temps et simplifie vos vérifications et vos paiements.

C'est une option très appréciée des services achats et comptabilité car cela réduit le nombre de fournisseurs à gérer et optimise ainsi l'efficacité globale de votre entreprise. 

Oui, vous êtes libre d'activer ou de désactiver l'option de facturation mensuelle et de subrogation de paiement des organismes de formation.

Vous pouvez donc conserver votre fonctionnement actuel si vous le souhaitez.

Oui. Il vous suffit de créer des demandes à partir du catalogue ou des demandes de formation personnalisées ou encore de recueillir les demandes issues de votre outil de gestion des entretiens (si vous n'utilisez pas le module d'entretiens intégré à TMS) ou vos campagnes de recueil des besoins. Les coûts des formations remonteront ensuite automatiquement.

Vous pouvez également créer des demandes de formation massives par population ou groupe de salariés sur une ou plusieurs thématiques de formation.

Vous pouvez alors arbitrer votre plan de développement des compétences en acceptant ou refusant les formations ce qui impacte immédiatement votre budget prévisionnel de formation, en temps réel.

Oui, l'édition du bilan à 6 ans des formations est une des fonctionnalités de la plateforme TMS.

Oui, TMS  est accessible par SSO, ce que nous recommandons.

La digitalisation de la gestion de la formation fait référence à l'utilisation de technologies numériques pour automatiser, améliorer et rendre plus efficace le processus de gestion de la formation au sein d'une organisation. Cela implique souvent l'adoption de solutions logicielles et de plateformes technologiques spécifiques conçues pour faciliter divers aspects du cycle de vie de la formation. Voici quelques éléments clés de la digitalisation de la gestion de la formation :

1. Plateformes de Gestion de l'Apprentissage (LMS)

Les LMS sont des outils essentiels pour la digitalisation de la gestion de la formation. Ils permettent de créer, gérer et dispenser des cours en ligne, de suivre les progrès des apprenants, de gérer les inscriptions et de fournir un accès facile aux ressources pédagogiques.

2. Systèmes de Gestion de la Formation (TMS)

Les TMS sont également des composants importants de la digitalisation. Ils aident à planifier, suivre et gérer l'ensemble des programmes de formation au sein de l'organisation. Cela inclut la planification des sessions de formation, la gestion des ressources, le suivi des compétences, et parfois la gestion des budgets de formation.

3. Formation en Ligne et Ressources Numériques

La digitalisation implique souvent la transition vers des modalités de formation en ligne. Cela peut inclure des cours virtuels, des modules interactifs, des vidéos de formation en ligne, des webinaires, etc. Les ressources éducatives numériques sont utilisées pour fournir un accès facile et flexible aux contenus de formation.

4. Automatisation des Processus

Les processus administratifs liés à la formation, tels que l'inscription, la gestion des calendriers, la communication avec les apprenants, peuvent être automatisés pour gagner du temps et améliorer l'efficacité.

5. Suivi et Évaluation des formations

Les outils numériques permettent un suivi plus précis des progrès des apprenants. Des fonctionnalités d'évaluation en ligne, de quiz automatisés et de rapports détaillés facilitent l'évaluation des compétences et des performances.

6. Intégration avec d'autres Systèmes

La digitalisation de la gestion de la formation peut impliquer l'intégration des systèmes de gestion de la formation avec d'autres systèmes organisationnels tels que les systèmes de gestion des ressources humaines (HRIS ou SIRH) pour une coordination plus fluide.

La digitalisation de la gestion de la formation vise à tirer parti des technologies numériques pour rendre le processus de formation plus accessible, efficient et adapté aux besoins changeants des apprenants et des organisations. Elle permet également une meilleure analyse des données liées à la formation pour prendre des décisions éclairées sur les programmes de formation.

Oui, le logiciel TMS respecte strictement l'ensemble du RGPD (Règlement Général de Protection des Données).

Votre LMS est considéré par le TMS Place de la Formation comme un canal de formation à part entière. Nous préconisons donc d'intégrer le LMS dans le TMS afin de passer des commandes à celui-ci depuis le TMS.

Les clients qui souhaitent donner un accès à un seul logiciel à leurs collaborateurs, salariés et managers, afin de ne pas démultiplier les outils pourront opter soit pour un accès au seul LMS (le TMS sera alors réservé aux équipes RH) soit pour un accès au seul TMS. Cela nécessite alors de mettre en oeuvre une communication entre les deux outils, pour les échanges de données automatisés, au moyens d'interfaces de type API (application programming interface) ou échanges de fichiers à plat de type .csv, .xls ou .xml.

Il existe aujourd'hui des précédents et des partenariat qui peuvent rendre votre LMS et votre TMS immédiatement compatibles car déjà interconnectés.

Un Learning Management System (LMS) et un Training Management System (TMS) sont tous deux des systèmes logiciels utilisés dans le domaine de la gestion de la formation, mais ils se concentrent sur des aspects légèrement différents du processus de formation.

Un LMS est principalement axé sur la gestion des contenus éducatifs et de l'apprentissage en ligne. Il offre des fonctionnalités telles que la création de cours, la gestion des utilisateurs, le suivi des progrès des apprenants, la gestion des évaluations et la distribution de matériel pédagogique. Les LMS sont souvent utilisés dans des contextes éducatifs formels, tels que les écoles, les universités et les entreprises qui fournissent une formation en ligne à leurs employés.

Un TMS se concentre davantage sur la gestion globale du processus de formation au sein d'une organisation. Il englobe souvent des fonctionnalités de planification, de suivi des ressources, de gestion des compétences, de gestion des calendriers de formation, de gestion des certifications, et parfois de gestion des budgets de formation. Les TMS peuvent être utilisés pour coordonner et suivre l'ensemble du programme de formation d'une organisation, y compris les formations en salle, les formations en ligne, et d'autres modalités de formation.

Bien que les termes LMS et TMS soient souvent utilisés de manière interchangeable, la principale distinction réside dans leur focalisation respective. Un LMS se concentre principalement sur la gestion des contenus éducatifs et de l'apprentissage, tandis qu'un TMS englobe une vision plus large de la gestion de la formation, incluant la planification, la logistique et la gestion des ressources. Certains systèmes peuvent également combiner les fonctionnalités des deux pour offrir une solution plus complète.

Oui, les convocations disposent d'une extension de fichier ".ics" compatible avec tous les agendas (Microsoft, Google...).

Ainsi, à réception de sa convocation, le salarié "glisse" l'extension dans son agenda qui est ainsi mis à jour. Nous ne sommes cependant pas intrusifs en imposant l'invitation au salarié sans son accord.

Oui, il suffit de leur donner les droits, c'est un paramétrage à activer.