Logiciel de gestion de la formation

Vous êtes Responsable de la Formation ?

Vous passez votre vie à courir après les documents, les informations et à relancer les uns et les autres ?

Trouver des dates qui conviennent, remplir les formulaires des différents organismes de formation, recevoir les conventions, signer, renvoyer, archiver… Créer des groupes, gérer les annulations, recueillir les émargements, les évaluations, les factures…

Et dès qu’un dossier est fini… Vous en attaquez un autre !

Et, au fait, partagez-vous ces quelques constats ?

• une charge de gestion administrative de la formation trop importante
• un manque de ressources pour gérer la formation
• des fichiers Excel lourds et complexes, rarement à jour
• un manque d'outil pour sécuriser l'activité et les données, notamment au regard de la législation
• une volonté d'impliquer les salariés et les managers en leur offrant une nouvelle expérience
• ...

AVEC LE LOGICIEL DE GESTION DE LA FORMATION, SIMPLIFIEZ TOUT

Grâce au logiciel de gestion de la formation TMS, votre vie de Responsable Formation va devenir plus simple.

Vous allez retrouver tous vos organismes de formation dans un même catalogue de formation, vous choisissez une formation, le salarié, la date… et c’est fini, vous n'avez plus de gestion administrative !

Le recueil des besoins est réalisé, arbitré et validé en ligne puis tout se déclenche de manière automatisée.

En fait, les organismes de formation sont connectés à TMS pour y remettre les documents et les informations. Ainsi, tout est centralisé et sécurisé au même endroit. Vous retrouvez dans un catalogue de formation unique toute offre de formations émanant de vos organismes partenaires ; les programmes de formations sont mis à jour automatiquement grâce aux technologies de web scraping : les programmes de formations et les dates de sessions sont mis à jour automatiquement… bienvenue dans une nouvelle approche de la gestion des formations professionnelles et une nouvelle expérience sur notre site.

Vous pouvez accueillir tous vos organismes de formation partenaires dans la plate-forme TMS et accéder aux organismes déjà présents et référencés par la communauté d’utilisateurs de TMS.

Enfin, toutes les factures reçues sont transformées en une seule facture mensuelle. Vous réduisez ainsi le nombre de vos fournisseurs et bénéficiez d’une subrogation de vos paiements inclue dans votre abonnement à TMS… de quoi réaliser des économie de temps… et d’argent. Vous rendez aussi service à votre pôle achats qui voir le panel des fournisseurs organismes de formation grossir sans cesse se réduire immédiatement, sans aucun impact sur la qualité de la pédagogie et de vos choix métiers.

TMS gère tout type de formation : inter, intra, formation à distance, formation interne, parcours…

Connectez les salariés et les managers

Si vous le souhaitez, vous pouvez donner accès à TMS aux salariés et aux managers qui peuvent choisir tout seuls leurs formations et leurs dates de sessions. Vous allez leur garantir la meilleure expérience formation.

Avec TMS, vous pilotez votre plan de développement des compétences, les évaluations des formations, les entretiens professionnels obligatoires et les entretiens annuels, le maintien des compétences de vos salariés, les titres d’habilitations, les certifications, les sessions de formation de votre centre de formation interne…

TMS est une solution globale de gestion de la formation composée de modules de gestion paramétrables qui s’adapte à votre organisation pour une meilleure efficience et appropriation.

Des indicateurs en temps réel, sans ressaisie !

Vous accédez à vos indicateurs, tableaux de bord et reportings formation en temps réel, sans aucune ressaisie. Vos bilans d’activité formation, vos reportings CSE, votre bilan des formations à 6 ans et autres obligations légales se mettent à jour sans effort de votre part et de manière fiable et sécurisée.

Concrètement, vous allez arrêter de consacrer un temps fou à l’administratif dans la gestion de votre plan de formation pour passer plus de temps à accompagner les collaborateurs.

une optimisation des processus et un retour sur investissement immédiat

De plus, la mise en œuvre de la solution TMS est source de retour sur investissement immédiat : un argument pour vendre votre solution en interne et mettre en œuvre votre démarche qualité et d’optimisation des processus de gestion de la formation.

TMS est un outil qui va vous fait gagner énormément de temps, qui simplifie la gestion de vos formations et optimise vos budgets.

Le logiciel de gestion de la formation TMS est un outil unique pour votre organisation qui va vous permettre de :

Améliorer votre efficacité et votre productivité

• réduire les coût de gestion de la formation ;
• automatiser et harmoniser les processus de gestion de la formation ;
• disposer d’un seul outil pour la gestion de la formation et des entretiens professionnels obligatoires ;
• entrer dans le zéro papier et digitaliser les échanges ;
• automatiser les tâches de gestion de la formation pour gagner du temps.

Être en conformité avec la Loi régissant la formation professionnelle

• répondre aux exigences réglementaires et législatives françaises ;
• automatiser les évaluations des formations ;
• disposer de rapports fiables en temps réel ;
• faciliter la réalisation et le suivi des entretiens professionnels et de l’obligation de former ;
• gérer facilement le recyclage des formations obligatoires et sécuriser ainsi votre activité formation.

Optimiser l’expérience utilisateurs

• bénéficier d’une interface conviviale et faciliter l’accès aux données ;
• apporter une appropriation simple et rapide par les utilisateurs ;
• proposer si vous le souhaitez des catalogues de formations paramétrables en self-service et une gestion facilitée des sessions de formation interne ;
• un outil unique et complet pour toute la gestion de votre activité formation : du recueil des besoins aux inscriptions et au reportings qualitatifs et budgétaires.
  
  

Toutes vos formations sont accessibles en ligne

Créez un catalogue unique regroupant tous vos organismes de formation externes
ainsi que vos offres de formation internes et commandez vos formations en quelques clics.

Vos dossiers formation sont dématérialisés

Les organismes de formation déposent les documents sur la plateforme, la formation interne
se gère en quelques clics : vous gagnez 80% de votre temps consacré à la gestion administrative.

Vos indicateurs s'enrichissent en temps réel

Vous n'avez pas de ressaisie à effectuer, tout est centralisé et sécurisé,
vous suivez votre activité et assurez la traçabilité de vos formations.

Le logiciel TMS Training Management Solution
fonctionne en totale autonomie ou intégré à votre SIRH.

Découvrez les fonctionnalités du logiciel de gestion de la formation TMS - Training Management Solution :

ou

Vous voulez en savoir plus ?

Planifier une démonstration en ligne ?

Découvrez tous les bénéfices du logiciel TMS - Training Management Solution !

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de la formation ?

Un logiciel de gestion de la formation (TMS – training management solution) est un outil informatique qui permet de planifier, organiser et suivre les programmes de formation pour les salariés d'une entreprise ou d'une organisation. Il peut également être utilisé pour gérer les inscriptions, les certifications et les évaluations des apprenants en matière de formation.

Les TMS sont souvent intégrés - au travers d'API (Application Programming Interface) ou d'échanges électroniques de fichiers à plat - aux systèmes de gestion de la performance des employés, au SIRH de l'entreprise, ou depuis son extranet en SSO (Single Sign On) mais également aux LMS (Learning Management System) pour faciliter les connexions, et peuvent inclure des fonctionnalités telles que la gestion des compétences, la planification des sessions de formation et la création de programmes de formation personnalisés.

Les TMS peuvent être utilisés pour différents types de formation, comme la formation en classe, la formation en ligne, la formation à distance et la formation sur le terrain. Il peut aider les responsables de la formation à suivre les progrès des employés, identifier les lacunes de compétences et mettre en place des programmes de développement professionnel pour améliorer les compétences de leur personnel. Il peut aider les employés à planifier leur propre développement professionnel et à suivre leur progression. En somme un logiciel de gestion de formation permet de structurer, de faciliter et de suivre l'évolution de la formation des employés d'une entreprise, et de gagner sécurité, en qualité.

Le logiciel TMS de gestion de la formation peut inclure différentes fonctionnalités telles que :

La gestion des inscriptions : il permet de gérer les inscriptions des participants, de les enregistrer dans une base de données et de les classer selon différents critères, de consulter les plannings des formation, d'inscrire unitairement ou en masse les salariés aux formations et aux parcours de formation professionnelle...

La gestion des salles de formation : il permet de gérer les salles de formation, de les réserver et de les attribuer aux différentes formations.

La gestion des évaluations : il permet de gérer les évaluations des stagiaires, de les saisir et de les conserver dans une base de données.

La gestion des finances : il permet de gérer les budgets formations, les financements des formations, jusqu'à la facturation et aux paiements des organismes de formation (on parle alors de subrogation, à l'instar de ce qui est pratiqué par les OPCO pour les entreprises de moins de 50 salariés).

La communication : Il permet de communiquer avec les stagiaires et les formateurs internes ou les centres de formation externes, et de gérer les inscriptions et les annulations de manière efficace.

La dématérialisation des documents formation qu'ils soient en amont (convention de formation, convocation, test pré-formation...) ou en aval de la formation (feuille d'émargement, évaluation, certificat de réalisation, diplôme, attestation de fin de formation, facture, diplôme, titre d'habilitation...). Cette démarche s'inscrit dans le processus de digitalisation à l'oeuvre dans l'entreprise.

La mise en oeuvre de systèmes intégrés de signature électronique, notamment pour signer les documents en ligne mais également pour mettre en oeuvre l'émargement digitalisé.

La génération des reportings formation et des indicateurs formation pour un meilleur suivi de l'activité : les indicateurs peuvent être visuels ou sous forme de tableaux ou d'extraction de données par des requêtes personnalisées (par exemple export Excel) en fonction des attentes du responsable de la formation.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de la formation ?

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles une entreprise peut choisir d'utiliser un logiciel de gestion de la formation (TMS).

Voici quelques-unes des principales raisons :

Améliorer la planification et de l'organisation : un TMS permet aux responsables de la formation de planifier et d'organiser efficacement les programmes de formation pour le personnel. Des catalogues de formations avec l'offre interne et l'offre de formation externe de l'entreprise peuvent être créés, puis les sessions de formation planifiées, la réservation des salles effectuée et la gestion des inscriptions facilitée.

Suivre les progrès des employés : les TMS permettent aux responsables de la formation de suivre les progrès des apprenants en matière de formation. Cela inclut la possibilité de suivre les heures de formation, les résultats des examens et les certifications obtenues.

Identifier les lacunes de compétences : les TMS permettent aux responsables de la formation d'identifier les lacunes de compétences dans le personnel. Cela peut aider à mettre en place des programmes de développement professionnel pour améliorer les compétences de l'équipe.

Automatiser les processus administratifs : les TMS permettent d'automatiser de nombreux processus administratifs, comme la gestion des inscriptions, la gestion des certifications et les rapports.

Aider à la prise de décision : les TMS peuvent fournir des informations détaillées sur les progrès de la formation de l'ensemble de la force de travail, ce qui aide les responsables de la formation à prendre des décisions éclairées sur les programmes de formation à venir.

Améliorer l'expérience utilisateur : les TMS permettent aux apprenants de s'inscrire aux sessions de formation, de suivre leur progression et de planifier leur propre développement professionnel. C'est un service supplémentaire pour le collaborateur qui aide à sa fidélisation et plus généralement à la rétention des talents chère aux entreprises.

Les logiciels de gestion de formation permet de centraliser les informations, de faciliter les processus de gestion de la formation et de suivi des salariés, d'aider à identifier les lacunes de compétences et à prendre des décisions éclairées pour améliorer la performance de l'entreprise.

Comment simplifier la gestion administrative de la formation ?

La gestion administrative de la formation peut être ardue et chronophage pour les gestionnaires formation, surtout lorsque de nombreux participants et formateurs sont impliqués. Cependant, il existe des moyens de simplifier cette tâche pour se concentrer sur la conception et l'animation des formations, sur l'accompagnement des collaborateurs plutôt que sur les tâches administratives.

L'utilisation d'un logiciel de gestion de formation

Tout d'abord, l'utilisation d'un logiciel de gestion de formation est un outil clé pour simplifier la gestion administrative de la formation. Il existe des logiciels qui permettent qui englobent plusieurs fonctionnalités et notamment celles de créer u catalogue de formations, de gérer les inscriptions, les suivis et les évaluations des formations de manière automatisée. Ces logiciels peuvent également gérer les informations relatives aux formateurs, comme leur disponibilité, leur profil et leurs compétences, ainsi que les salles de formation, les réservations et les attributions. De plus, ils peuvent gérer les finances liées aux formations, comme les factures et les paiements. Cela permet de centraliser toutes les informations relatives à la formation et de rendre les processus plus efficaces et moins chronophages.

La dématérialisation des documents

La dématérialisation des documents est également un moyen de simplifier la gestion administrative de la formation. En utilisant des outils de stockage en ligne ou des systèmes de gestion de documents électroniques, il est possible de réduire la quantité de papier nécessaire pour la gestion des formations. Cela permet également de faciliter l'accès aux documents, car ils peuvent être consultés à distance et rend les processus plus écologiques.

L'automatisation des processus

L'automatisation des processus est également un moyen de simplifier la gestion administrative de la formation. Il est possible d'utiliser des outils pour automatiser les processus administratifs tels que la création de factures, la gestion des paiements, etc. Cela permet de gagner du temps et d'éviter les erreurs humaines.

La communication en ligne

La communication en ligne est également un moyen efficace pour simplifier la gestion administrative de la formation. Il est possible d'utiliser des outils de communication en ligne pour communiquer avec les apprenants et l'organisme de formation ou le formateur, et pour gérer les inscriptions et les reports de dates ou annulations de manière efficace. Cela permet de faciliter les échanges et de gagner du temps.

Enfin, il est possible de confier la gestion administrative des formations à une entreprise spécialisée de gestion externalisée de la formation. La formule est cependant assez coûteuse, les erreurs assez fréquentes et les reporting souvent réalisés via Excel.

La mise en oeuvre d'un logiciel de gestion de la formation collaboratif

Les logiciels collaboratifs de gestion de la formation permettent d'interagir avec les acteurs de l'écosystème : salariés, managers, formateurs, centre de formation, financeurs... L'intérêt d'un tel logiciel TMS collaboratif est d'assurer à la fois les fonction de logiciel de gestion de la formation et d'externalisation de la gestion de la formation mais de manière moins coûteuse et plus sécurisée car automatisée.

C'est notamment le cas du logiciel TMS (Training Management Solution) édité par la société Place de la formation, qui bénéficie depuis 2006 d'une longue et vaste expérience et qui inventa, en 2018, le premier logiciel collaboratif de gestion de la formation permettant une gestion de la formation digitalisée, source de gain de temps pour le responsable e formation et d'économies sur le coût global de la gestion de la formation.

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