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Évaluation de la formation : arrêtons de théoriser, faisons-la vraiment !

Évaluation de la formation

L’évaluation de la formation suscite beaucoup d’intérêt, beaucoup d’attentes, mais génère aussi beaucoup d’énergie perdue au sein des entreprises. En effet, traiter ce sujet majeur représente souvent un fort investissement en temps qui n’aboutit qu’à peu de résultats et de leviers d’action pour la suite. Et s’il était possible, en s’inspirant de pratiques mises en place par certains groupes de pointe hors de nos frontières, de viser davantage l’efficacité opérationnelle ?

 

L’évaluation des organismes de formation, plus un mythe qu’une réalité


Pour les responsables formation, l’évaluation de la formation est rendue complexe par la multiplicité et la disparité des sources d’évaluation. Chaque jour, ils reçoivent une grande quantité de formulaires d’évaluation de la formation émanant d’organismes de formations : certains notent sur 4 étoiles, d’autres sur 5, d’autres encore envoient des verbatims manuscrits inexploitables… Aux responsables formation de se débrouiller avec tout cela.

Il ne s’agit pas de jeter le bébé avec l’eau du bain : il existe de bonnes pratiques dans les modèles existants. Personne ne conteste, par exemple, l’intérêt d’avoir recours à une évaluation à chaud et une évaluation à froid.

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Un questionnaire envoyé à chaud, le soir même ou le lendemain d’une session de formation, pour demander aux apprenants ce qu’ils ont pensé de leur formation, s’ils l’ont trouvé utile et bien faite, donne déjà une certaine visibilité au responsable formation.

Il en va de même pour l’évaluation à froid – ou d’efficience – consistant à interroger, par exemple un mois plus tard, le bénéficiaire sur les apports de sa formation en situation de travail : ce qu’il a mis en pratique, s’il aurait besoin d’une formation complémentaire, etc.

Des éléments précieux peuvent être délivrés via cette évaluation d’efficience, mais ils devraient servir à alimenter une réflexion concrète, pragmatique, que le responsable formation n’est pas forcément en mesure d’avoir : est-ce que la modalité de formation est la mieux adaptée à la cible ? Est-ce que le modèle pédagogique est approprié ? Qu’est-ce qui a concrètement fonctionné et n’a pas fonctionné ?

Certains retours des organismes de formation peuvent être intéressants pour répondre partiellement à ces questions mais, comme nous l’avons évoqué, les exploiter s’avère trop compliqué, incertain et chronophage. Difficile donc de mesurer l'atteinte des objectifs de satisfaction des participants et de mesurer l'efficacité réelle des actions de formation au regard des objectifs fixés.

Évaluation de la formation

 

Et si l’évaluation de la formation tenait enfin compte des spécificités de l’entreprise ?


Il est aujourd’hui possible de sortir de ce système si le responsable formation est mis en capacité d’établir ses propres questionnaires, en les adaptant en fonction des formats pédagogiques (digital, présentiel…) et des contenus (hard skills, soft skills…).

Questionnaire d'évaluation de la formation

 


Chacun sait qu’un organisme de formation jugé excellent par une entreprise ne le sera pas forcément par une autre, car elles n’ont pas exactement les mêmes attentes. Les questionnaires d’évaluation doivent donc correspondre aux attendus spécifiques et à la culture de l’entreprise. En les élaborant lui-même, et en s'inspirant des bonnes pratiques répandues en évaluation de la formation, par exemple le modèle de Kirkpatrick , le responsable formation peut y mettre toute sa compréhension fine du contexte de l’organisation, ce qui lui garantit des retours à la fois uniformes et plus intéressants.

Via cette approche centrée sur les spécificités de l’entreprise et de ses collaborateurs, le responsable formation peut disposer en ligne de tous les outils pour adapter sa stratégie de formation en changeant ses modalités pédagogiques en fonction de certaines cibles, de certains sujets, certaines localités, etc.

Établir et adresser ces questionnaires nécessite un logiciel de gestion de la formation professionnelle moderne, adaptable et simple d’utilisation. Celui-ci permettra au responsable formation, chaque fois qu’il lancera une formation, de paramétrer en automatique son questionnaire sur les bases de ce qu’il aura créé en amont. Il va ainsi pouvoir :

- éliminer le temps perdu à dépouiller des formulaires d’évaluation non standardisés,
- simplifier la gestion administrative de la formation,
- rationaliser l’évaluation de la formation avec des évaluations personnalisées et appropriées,
- consacrer le temps gagné à l’accompagnement des collaborateurs.

Par ailleurs, chaque questionnaire de fin de formation étant approprié à la cible, au contenu, à la modalité pédagogique et aux spécificités de l’entreprise, va venir enrichir une base d’informations sur les populations, le niveau de satisfaction globale, le niveau de mise en pratique…

Cette base d’information va alimenter le fameux ROE – return on expectations – en plus du ROI. De cette façon, le responsable formation dispose de leviers de performance objectifs, appuyés sur de la data récoltée de manière automatisée et sécurisée.

Le cercle vertueux de l’évaluation de la formation comme moteur d’amélioration tangible de celle-ci est alors engagé, au bénéfice des apprenants comme de l’entreprise.

Il est étonnant de constater que le digital, s’il a permis de rationaliser la paie et nombre de processus RH, n’a pas encore trouvé la place qui devrait être naturellement la sienne en matière d’évaluation de la formation. A l’heure où l’on demande aux responsables formation de passer en mode « pilotage » de la stratégie de formation, seul un logiciel de gestion des formations permettant la personnalisation et l’automatisation de l’évaluation peut lui apporter la hauteur nécessaire pour relever ce défi.

 

Extrait des fonctionnalités de TMS - Training Management Solution pour la gestion des évaluations des formations :

évaluation des formations

 


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Pourquoi l'évaluation de la formation est-elle complexe ?

Le responsable de la formation est confronté à une multitude de questionnaires émanant des différents organismes de formation avec qui il travaille. Il doit ainsi dépenser énormément d'énergie et de temps pour tenter d'assurer les correspondances entre ces différents questionnaires qui ne sont pas construits de la même manière ou sur les mêmes critères par exemple de note (certains organismes de formation notent sur une échelle de 4, de 5 ou de 10...). Ainsi l'évaluation n'est que très peu réalisée et utilisée ce qui est dommage du fait de la pertinence du regard qui pourrait être apporté grâce à elle. Par ailleurs, les questionnaires d'évaluation sont réalisés par et pour l'organisme de formation lui-même, sans lien réel avec les contextes des entreprises qui forment.


Quels sont les types d'évaluation ?

Pour l'évaluation des formations, on distingue l'évaluation de satisfaction (dite "évaluation à chaud") au sortir de la formation qui mesure la satisfaction du stagiaire sur la formation qu'il vient de suivre et l'évaluation d'efficience (dite "évaluation à froid") qui est réalisée un peu plus tard, quelques semaines ou mois après la fin de la formation. Dans le premier cas, l'évaluation sera basée sur un ressenti à chaud de la qualité de la formation, du formateur, de la pédagogie, des apports concrets et théoriques, des interactions avec le groupe et de l'infrastructure d'accueil de l'organisme de formation. Dans le second cas de l'évaluation d'efficience ou "à froid", il s'agira de mesurer l'efficacité de la formation avec un certain recul, par exemple sur la mise en oeuvre des apports de la formation dans le quotidien professionnel du salarié, sur ses gains de productivité et d'efficacité du fait de la formation...


Comment mieux évaluer les formations ?

Afin que l'évaluation de la formation ne demeure pas un mythe et ne reste pas sous utilisée, il s'agit d'abord de bâtir des questionnaires qui soient en lien direct avec le contexte et les objectifs de l'entreprise et non avec les critères des différents organismes de formation. Ainsi un logiciel de gestion de la formation et plus spécifiquement des évaluations permettra de créer, en ligne, ses propres questions et de proposer des types de réponses : une note, un commentaire, une demande de formation... Ensuite il s'agira de paramétrer l'envoi de ces questionnaires d'évaluation en automatique afin de progressivement stocker de la donnée exploitable permettant d'optimiser la gestion des formations.