Gestion de la formation - 22/05/2025

Former ses équipes, c’est miser sur l’avenir de l’entreprise. Développer les compétences, booster la performance collective et rester en phase avec les transformations du marché : la formation joue un rôle central dans toute stratégie RH. Mais une question revient souvent : comment définir son budget formation en tant qu’entreprise ? Entre aspirations des salariés, obligations réglementaires et réalités économiques, établir un budget formation relève d’un exercice d’équilibriste. Cela demande une approche réfléchie, tenant compte des enjeux stratégiques, des besoins opérationnels et des ressources disponibles. Explorons les différentes facettes de cet enjeu pour mieux relever le défi.

À quoi correspond le budget formation d’une entreprise ?

Le budget formation désigne l’ensemble des moyens financiers que l’entreprise alloue à la montée en compétences de ses collaborateurs. Il s’intègre pleinement dans la politique RH, en tant qu’outil de développement professionnel et d’adaptation continue aux changements internes et externes.

Ce budget vise à garantir la compétitivité de l’entreprise tout en soutenant l’employabilité des salariés face aux mutations technologiques, économiques ou organisationnelles.

À travers le plan de développement des compétences, le budget couvre plusieurs types de dépenses, notamment :

• Les coûts pédagogiques : sessions en présentiel, formations en ligne, interventions de formateurs externes…

• Les frais logistiques : déplacements, repas, hébergement éventuel.

• Les ressources mobilisées : outils numériques, fournitures, supports de cours.

• Les frais de gestion de la formation : gestion administrative, suivi des formations, relation avec les organismes.

Le budget alloué à la formation en entreprise représente donc un coût conséquent, qui pour répondre efficacement aux enjeux stratégiques de chaque organisation, doit être défini avec soin.

Le budget formation un levier de performance et d’engagement 

Investir dans la formation, ce n’est pas seulement répondre à une obligation ou cocher une case. C’est faire un choix stratégique. Un budget bien dimensionné permet à l’entreprise de :

• Accompagner la transformation des métiers ;

• Valoriser les parcours professionnels et fidéliser les talents ;

• Améliorer l’agilité et la compétitivité de ses équipes ;

• Renforcer la motivation et l’engagement des collaborateurs.

Par ailleurs, consacrer des moyens significatifs à la formation envoie un message fort aux collaborateurs : l’entreprise reconnaît la valeur de ses salariés et s’engage à les faire grandir.

Le budget formation en entreprise : ce que dit la loi

Les employeurs ont des responsabilités précises en matière de formation professionnelle.

Un engagement légal vis-à-vis de leurs salariés

Selon l’article L. 6321-1 du Code du travail, ils doivent notamment :

• Veiller à ce que les salariés soient en capacité de s’adapter à leur poste.

• Maintenir leur employabilité, en anticipant les évolutions des métiers, des technologies et des modes d’organisation.

En pratique, cela signifie que l’entreprise doit proposer des formations régulières pour que les compétences de ses collaborateurs restent alignées avec ses besoins.

Par ailleurs, la loi impose également aux employeurs d'assurer une formation générale à la sécurité, comme le stipulent les articles L. 4121-1 et L. 4121-2 du Code du travail.

Un financement obligatoire de la formation professionnelle

En plus de ces obligations pédagogiques, les employeurs doivent participer financièrement au développement des compétences. Cette participation prend la forme d’une contribution annuelle, appelée Contribution à la Formation Professionnelle (CFP). Son taux varie selon la taille de l’entreprise :

• Pour les structures de moins de 11 salariés : 0,55 % de la masse salariale brute annuelle.

• Pour celles de 11 salariés et plus : 1 % de cette même masse salariale.

À noter : la masse salariale brute comprend toutes les rémunérations imposables versées aux salariés, comme les salaires, primes, indemnités ou avantages en nature.

Il est important de préciser que cette contribution ne couvre pas le financement du Compte Personnel de Formation (CPF) des salariés en CDD. Elle ne doit pas non plus être confondue avec la taxe d’apprentissage (due par les entreprises d’au moins 250 salariés qui emploient au moins 5 % d’alternants), calculée elle aussi sur la base des rémunérations, mais destinée à d’autres finalités.

Comment calculer le budget formation en entreprise ?

Mettre en place une stratégie de formation en entreprise est un choix clé qui demande rigueur et organisation. Le calcul du budget à y consacrer repose sur différents paramètres, notamment :

• La dimension de l’entreprise

• Le nombre de salariés

• Les objectifs visés par la formation

• La nature des formations

• Les capacités financières de l’entreprise.

Pour construire un budget de formation cohérent, voici les grandes étapes à suivre :

1. Définir les objectifs de formation

Avant de chiffrer le budget, il est essentiel de bien définir les finalités du plan de développement des compétences mis en œuvre. Il importe donc de répondre à deux questions essentielles :

• Quelles compétences souhaite-t-on développer ou acquérir ?

• Quels bénéfices attend-on pour l’entreprise et les collaborateurs ?

En identifiant clairement les priorités selon le secteur d’activité et les ambitions de développement, on oriente efficacement la construction du plan de développement des compétences.

2. Évaluer les besoins en compétences

Un diagnostic précis est indispensable pour évaluer les écarts entre les compétences actuelles et celles à acquérir. Cette analyse approfondie permet de repérer les besoins spécifiques de formation et d’anticiper les évolutions du marché ou des technologies.

Parmi les meilleurs outils de diagnostic, quel que soit le domaine d’activité, l’entretien professionnel s’avère précieux. Loin d’être une simple formalité, cet échange permet de recueillir des informations précises sur le parcours des collaborateurs, les éventuelles difficultés rencontrées dans l’exercice de leur fonction et leurs aspirations à des évolutions de carrière. Ce temps facilite ainsi une collecte fiable des besoins.

3. Estimer les coûts de formation

Une fois les objectifs posés et les besoins identifiés, l’étape suivante consiste à estimer les dépenses. Cette estimation doit prendre en compte à la fois les coûts directs et indirects liés à la mise en place de la formation. Parmi les dépenses directes, on retrouve :

• La création des contenus pédagogiques et la conception des parcours de formation

• La rémunération des intervenants et les coûts liés à l’animation des sessions

• L’achat ou la production des supports de cours et des outils utilisés pendant la formation.

Mais il ne faut pas oublier les frais indirects, souvent moins évidents, mais tout aussi importants dans le calcul :

• Les déplacements, hébergements ou repas pour les formateurs ou les participants, si nécessaire

• Le temps d’absence des salariés formés, qui peut avoir un impact temporaire sur l’organisation ou la productivité

• Le temps de gestion administrative lié à la coordination et au suivi de la formation, assuré par les équipes RH ou les responsables formation.

Voici un aperçu des principaux types de dépenses à anticiper :

4. Suivre l’impact de la formation grâce à des indicateurs précis

Définir un budget, c’est bien. Mais encore faut-il s’assurer que les formations menées ont un réel impact. Pour cela, il est indispensable de mettre en place des indicateurs de performance pertinents.

Ces indicateurs – souvent désignés par les initiales KPI – permettent de mesurer, dans le temps, l’efficacité des actions de formation engagées. Grâce à ce suivi régulier, les équipes RH peuvent ajuster les investissements, optimiser les dispositifs existants et s’assurer que les résultats sont à la hauteur des attentes.

En somme, évaluer, c’est piloter. Et un bon pilotage garantit que les moyens alloués à la formation sont utilisés là où ils font réellement la différence.

Comment optimiser le budget formation dans une entreprise ?

Optimiser un budget formation ne revient pas simplement à chercher à dépenser moins. L’enjeu principal, c’est de s’assurer que chaque euro investi sert réellement les objectifs de l’entreprise, en générant un retour concret (désigné par l’acronyme ROI ou, plus spécifiquement dans le domaine de la formation, par celui de ROE) — qu’il s’agisse de performance, de compétence ou de motivation. Pour y parvenir, plusieurs leviers peuvent être actionnés.

1. Adapter les formats de formation aux enjeux et aux contraintes

Le choix du mode de formation a un impact direct sur les coûts, mais aussi sur l’efficacité pédagogique. Il est donc crucial de sélectionner la formule qui associe pertinence des contenus et maîtrise du budget.

• Le présentiel, souvent privilégié pour les formations complexes ou les échanges riches, implique des frais importants : location de salle, déplacement, hébergement, sans oublier la disponibilité des formateurs.

• Le distanciel (e-learning, classes virtuelles, MOOCs), plus économique sur la durée, limite les coûts logistiques. Il suppose toutefois un investissement initial en outils numériques et une autonomie plus grande des apprenants.

• Le format hybride, qui combine les deux, peut s’avérer très pertinent : il permet d’ajuster les contenus selon les moments, tout en gardant un bon rapport qualité/coût.

2. Clarifier les objectifs et suivre les résultats

Une bonne gestion du budget formation repose aussi sur une approche structurée et suivie dans le temps.

• Définir des objectifs concrets : en identifiant clairement les besoins en amont, on évite les formations peu utiles ou redondantes. Cela permet de concentrer les moyens sur les actions ayant un réel impact pour les équipes et l’entreprise.

• Suivre et ajuster en continu : mettre en place des indicateurs de réussite, recueillir les retours des participants, évaluer les effets concrets des formations sur le terrain… Ces étapes sont essentielles pour ajuster les dépenses et s’assurer que l’investissement porte ses fruits.

3. Activer d'autres leviers pour optimiser le budget formation

Il existe plusieurs moyens complémentaires pour tirer le meilleur parti du budget alloué à la formation en entreprise :

• Regrouper les besoins : en réunissant les collaborateurs selon leur niveau ou leurs objectifs d’apprentissage, on peut organiser des sessions collectives plus efficaces et moins coûteuses.

• Recourir aux aides disponibles : des dispositifs comme ceux proposés par les OPCO ou le Compte Personnel de Formation (CPF) permettent de financer tout ou partie des actions de formation.

• Valoriser les ressources internes : miser sur le mentorat, former des collaborateurs pour qu’ils deviennent formateurs à leur tour, ou encore créer des contenus pédagogiques spécifiques en interne, peut s’avérer plus rentable sur le long terme.

• Intégrer le digital learning : des modules en ligne bien conçus peuvent être diffusés à grande échelle, réutilisés plusieurs fois, et ainsi réduire considérablement les coûts de formation.

4. Mettre en place un pilotage réactif et continu

Un suivi attentif du budget formation permet d’en maîtriser l’évolution, tout en ajustant les actions en fonction des priorités et des résultats. Cette approche souple et dynamique offre une meilleure allocation des ressources et optimise le plan de développement des compétences.

Mais suivre les dépenses ne suffit pas. Il est tout aussi essentiel d’analyser les effets concrets des formations : progression des compétences, impact sur la performance des équipes, contribution à la réalisation des objectifs stratégiques.

C’est ce retour d’expérience qui permet d’affiner les décisions futures et de renforcer l’efficacité globale des dispositifs mis en place.

Réduire les coûts de gestion de la formation grâce aux solutions numériques

Pour mieux maîtriser les dépenses liées à la formation professionnelle, les responsables RH et formation ont tout intérêt à alléger le poids des tâches administratives et comptables associées à la gestion du plan de développement des compétences. En rationalisant ces aspects, ils peuvent libérer du temps et des ressources à réinvestir directement dans les actions de formation elles-mêmes.

C’est précisément là que les outils digitaux prennent toute leur valeur. En automatisant les tâches chronophages — comme la facturation, les relances, l’envoi des convocations ou encore le recueil des évaluations — ils permettent de simplifier le pilotage des formations, tout en gardant une parfaite maîtrise des coûts. C’est dans cette logique que Place de la Formation a développé une solution logicielle de gestion de la formation : un TMS (Training Management System) pensé pour accompagner efficacement les entreprises dans la gestion quotidienne de leurs dispositifs de formation.

Mais les bénéfices de cet outil ne s’arrêtent pas à la simple automatisation. Il renforce aussi la coordination entre les différents acteurs concernés — RH, managers, salariés, organismes de formation — en facilitant les échanges et le suivi. Résultat : une offre de formation plus cohérente, mieux alignée sur les attentes des collaborateurs et les enjeux stratégiques de l’entreprise. En centralisant toutes les données, il devient également plus simple d’analyser les actions menées et d’ajuster le budget en conséquence.

En somme, mettre en place une stratégie de formation pertinente passe par une gestion rigoureuse et agile du budget, appuyée par des outils performants. Un TMS, tel que celui proposé par Place de la Formation, offre une réponse concrète à ces enjeux : moins de charges administratives, une meilleure visibilité sur les coûts, et une capacité accrue à faire de la formation un véritable levier de performance pour l’entreprise.

Jérôme Lesage
Le blog de la formation

1. Pourquoi est-ce crucial pour une entreprise de définir un budget formation ?

Prévoir un budget formation, c’est avant tout investir dans le développement des compétences de ses équipes. C’est aussi répondre aux obligations légales, anticiper les mutations du marché, et renforcer la motivation ainsi que la fidélité des collaborateurs. En somme, c’est un levier stratégique pour rester compétitif et agile.

2. Quels sont les principaux facteurs à prendre en compte pour construire ce budget ?

La première étape consiste à relier les priorités stratégiques de l’entreprise aux besoins concrets en compétences. Il faut ensuite estimer les coûts — directs comme indirects — liés aux actions de formation, tout en mettant en place des indicateurs clairs pour mesurer l’impact et ajuster les choix en cours de route.

3. En quoi un TMS peut-il simplifier la gestion du budget formation et permettre des économies ?

Un logiciel TMS (Training Management System) automatise une grande partie des tâches chronophages : gestion des inscriptions, convocations, facturation, suivi des retours… Résultat : moins d’erreurs, un gain de temps significatif, une meilleure coordination entre les acteurs et un pilotage affiné des dépenses liées à la formation.

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