Le marché de la formation professionnelle est en pleine mutation ; les transformations s’accélèrent, notamment avec la réforme portée par la Loi Avenir professionnel.
De fait, le rôle du Responsable de la Formation évolue.
Examinons ici ces transformations et leurs impacts pour le Responsable de la Formation qui va devoir agir rapidement.
Se libérer de la gestion administrative de la formation
Réforme de la formation : ce qu’il faut retenir.
Tout d’abord un mouvement de libéralisation des pratiques. Pour les entreprises de plus de 50 salariés, la libéralisation des pratiques est là : si l’entreprise continue de cotiser, elle devient totalement libre dans la mise en œuvre de ses formations. Terminées les « demandes de prise en charge » auprès de l’OPCA, les « déclarations 2483 » auprès de l’administration fiscale, le « bilan pédagogique » à remettre à la DIRECCTE lorsque je gère un organisme de formation interne : ces lourdeurs administratives disparaissent.
C’est une occasion de revoir l’organisation globale du pôle formation et les rôles et contributions de chacun.
Ensuite l’obligation de former. Dans la continuité de la Loi de 2014, la Loi de 2018 renforce l’obligation de former : l’entreprise encoure une amende de 3 000 € par salarié non formé sur une période de 6 ans ; cette somme sera versée directement sur le compte CPF désormais monétisé du salarié. Nous allons donc pouvoir compter sur la vigilance de ce dernier et de ses représentants !
L’obligation de former perdure et se renforce, les volumes de formation à gérer vont donc naturellement augmenter (en volume, pas forcément en valeur) ce qui engendre, à nouveau, une nécessité de repenser l’organisation, tout comme les méthodes pédagogiques, ainsi bien entendu que les outils de gestion de la formation.
Autre fait saillant de la réforme : l’individualisation de la formation. Le terme de "salarié acteur de sa formation" remonte à la réforme de 2004 qui créa le DIF, ancêtre du CPF. Depuis les choses avancent progressivement : 639 000 dossiers CPF ont été mis en œuvre en 2018, soit 12% de plus qu'en 2017. Mais Il reste encore beaucoup à faire : rapporté aux 26 millions d'actifs "éligibles" au CPF, nous sommes à 2,5% de dossiers engagés, quatre ans après la création du dispositif.
Quoiqu’il en soit, la Loi prévoit très clairement un dispositif « à la main du salarié » et de surcroît financé par l’employeur : 500 € par salarié par an.
Le salarié deviendra-t-il acteur de sa formation sous ces conditions ? Quoiqu’il en soit, cela n’exclue pas le rôle de l’entreprise, qui au passage finance le CPF, dans l’accompagnement du salarié pour lui faciliter la vie mais également pour avoir une vue sur son passeport formation afin d’optimiser sa gestion des emplois et des compétences.
Enfin, le changement de gouvernance de la formation et le nouveau rôle des opca qui deviennent des OPCO (OPérateurs de COmpétences).
La nouvelle mission de ces opérateurs est double : se consacrer à l’accompagnement des entreprises de moins de 50 salariés et accompagner l’apprentissage qui a besoin d’un bon coup de pouce dans notre pays. Mais attention, les OPCO ne collecteront plus d’argent en direct puisque ce rôle revient désormais à l’Urssaf pour le compte de la Caisse des dépôts et du sacro-saint France Compétences qui tiendra les cordons de la bourse du financement des OPCO.
Quels sont les impacts pour le Responsable de la Formation ?
À changement de paradigme, changement d’organisation !
Avant de mettre en œuvre les actions, il convient de s’interroger sur la nouvelle valeur ajoutée du Responsable de la Formation.
Le Responsable de la Formation doit-il agir en réaction aux contraintes du marché ou, au contraire, se positionner en anticipation afin de faire de ces changements législatifs et culturels une opportunité pour renforcer le rôle de la formation au sein de l’entreprise ?
La réponse est dans la question. Le nouveau rôle du Responsable de la Formation est d’accompagner les collaborateurs et les changements.
Le Responsable Formation va devoir « mettre en œuvre la réforme » et agir chronologiquement sur trois sujets :
1. Supprimer la gestion administrative de la formation pour gagner du temps afin de libérer ses ressources.
2. Mettre en œuvre les outils de pilotage de l’activité afin de la sécuriser et d’en assurer la traçabilité.
3. Développer les nouveaux canaux de formation : CPF, AFEST, Digital, formation interne, Pro-A…
Commençons par le commencement afin de pouvoir nous consacrer à nos nouvelles missions : supprimer la gestion administrative de la formation.
La gestion de la formation est très chronophage : gestion des inscriptions, des commandes, des reports et des annulations, réception et signature des conventions de formations, réception et transmission des convocations, gestion administrative des fournisseurs et des factures, récupération des documents et des informations nécessaires aux reportings en aval de la formation : évaluations, émargements, attestations…
Un gestionnaire formation gère en moyenne 15 000 heures de formation par an pour un coût global « environné - chargé » de 50 000 € par an. Autre mode de calcul ou point repère : un gestionnaire est occupé à temps plein par la gestion administrative de la formation de 500 à 600 collaborateurs de l’entreprise : faites votre propre calcul.
Au-delà du temps homme consacré à la gestion de la formation, deux autres paramètres viennent alourdir la charge de gestion : la gestion comptable des organismes de formation et de l’ensemble des factures.
Au total, la gestion de 1 € de formation vous coûte en réalité 30% de plus !
Il est cependant possible aujourd’hui d’agir sur plusieurs leviers pour simplifier la gestion administrative de la formation.
Premièrement, en regroupant dans un même catalogue l’ensemble des offres de formation, quelles qu’en soit les modalités pédagogiques : formation interne, achats externes, formation digitale, Moocs, FEST, LMS… L’intérêt est de pouvoir initier et harmoniser le workflow de commande et les processus de gestion pour toutes les formations.
L’intérêt est aussi, en fonction des contextes, de pouvoir donner accès aux managers et aux salariés à ce catalogue et par là de contribuer à une meilleure appropriation de la formation.
Deuxièmement en digitalisant et en dématérialisant la gestion administrative de la formation : dois-je encore recevoir des documents et informations par email ou sous forme de fichiers alors que tout peut être centralisé et sécurisé au même endroit, en temps réel, par interconnexion avec les organismes de formation ?
S’interconnecter avec les organismes de formation permet également de disposer d’une mise à jour en temps réel des contenus et des sessions !
Les gains de temps sont ici considérables, surtout si ce sont des robots informatiques et non vous-même qui procèdent aux diverses relances ! Conséquence : les indicateurs sont automatiquement renseignés, sans aucune ressaisie dans un logiciel de gestion de la formation et directement exploitables.
Ces actions visent à réaliser des gains de temps considérables afin de vous consacrer à des tâches plus stratégiques : la mise en œuvre des pédagogies adaptées et l’accompagnement renforcé des collaborateurs dans leurs formations, pour plus d’efficacité.
Se libérer de la gestion, administrative de la formation est un moyen de passer d’une posture de gestionnaire formation à une posture de stratège formation dans l’intérêt du Responsable de la Formation lui-même, du collaborateur et de l’entreprise… CQFD !
Vous souhaitez simplifier votre gestion de la formation ?
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Qu'est-ce que la gestion de la formation ?
La gestion de la formation recouvre les dimensions de gestion administrative et logistique des formations auxquelles vont se rendre les individus, salariés ou demandeurs d'emploi. Ces actions de gestion de la formation sont généralement très chronophages pour le responsable de la formation dans l'entreprise. Aujourd'hui, de nombreux responsable de la formation en entreprises ont opté pour des outils de digitalisation de la gestion de la formation afin de libérer du temps pour mieux accompagner les salariés.
Quelles sont les actions de gestion en amont de la formation ?
Les principales actions de gestion administrative et logistiques en amont de la formation sont : l'inscription du stagiaire auprès de l'organisme de formation, la signature d'une convention de formation avec l'organisme, la réception et l'envoi de la convocation au participant, les réservations diverses liées au transport, à l'hébergement et aux repas du ou des stagiaires.
Quelles sont les actions de gestion en aval de la formation ?
Les principales actions de gestion administrative et logistiques en aval de la formation sont : la récupération des attestations de présence du ou des stagiaires à la formation (certificat de réalisation ou feuille d'émargement papier ou émargement digitalisé) les attestations légales dans le cas de formations réglementées (habilitations électriques, sécurité, transport...) les évaluations de la formation par les participants, la ou les factures liées aux entités juridiques concernées, l'archivage des documents et informations, suivi de la mise à jour des indicateurs de la formation.