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Faut-il généraliser l’émargement digital ?

Gestion de la formation — Gestion administrative

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La crise sanitaire a mis en avant une difficulté majeure : la validité d’un émargement. Cette preuve de présence à une formation est indispensable pour débloquer un financement public. Place de la Formation vous partage son point de vue sur l’intérêt, ou pas, de généraliser l'émargement digital.


L’équation économique de l’émargement

L’émargement n’est pas un petit sujet dans la gestion administrative de la formation. Si la procédure n’est pas correctement appliquée par le formateur, elle peut être invalidée en bout de chaîne par l’OPCO ou tout autre financeur public comme le CPF (compte personnel de formation). En amont, cela peut bloquer l’édition des factures correspondantes et retarder le paiement des organismes de formation. L’impact de la feuille d’émargement peut-être colossal financièrement.

Qu’il s’agisse d’un stage en présentiel ou en classe virtuelle, chaque l’entreprise doit être en capacité de réaliser un contrôle inopiné ou régulier à tout moment des signatures. Ainsi, la moindre anomalie doit pouvoir être identifiée et rectifiée. Pour cela, le traitement des informations récoltées doit être sûr et fiable. D’autant que le participant doit attester de sa présence le matin et l’après-midi, lorsqu’il s’agit d’une session d’une ou plusieurs journées. Et le formateur lui-même doit contresigner le document.

 

Gagner du temps avec une procédure plus simple

A ce titre, le digital apporte de nombreuses possibilités pour obtenir la preuve incontestable de la présence ou de l’absence d’un stagiaire. Surtout, il offre l'opportunité d’obtenir des économies de temps et d’énergie pour le responsable de formation vis-à-vis du traitement papier des documents. Aujourd’hui encore, trop de feuilles d’émargement sont signées avec un crayon, puis mises dans une enveloppe pour être ensuite scannées et traitées numériquement.

C'est une perte de temps phénoménale, mais pas la seule. A-t-on vraiment besoin de la double signature en présentiel ou digitale ? En s’appuyant sur la confiance accordée à l’animateur de la session d’apprentissage, il serait possible de simplifier la dématérialisation de la déclaration de présence à une session. A l’image d’un enseignant, qui indique, au début de chaque cours, quel élève est présent ou absent, le formateur pourrait être le seul à déclarer sur une page numérique la liste des participants qui ont suivi la formation en présentiel ou en distanciel. Et lorsqu’il s’agit d’un module en e-learning, les relevés de temps de visionnage servent de référence pour émarger.



Émargement : des preuves digitales à exploiter

Dans ces deux cas, un degré fort de confiance accordé à un tiers est nécessaire. Et le digital peut aider à traquer les mauvaises déclarations ou tentatives d'escroquerie avec des contrôles automatiques :

● application d’une analyse des frais annexes à la formation (transport, repas…)
● lien vers une interface de tests d’évaluation après la formation ;
● saisie d’un code personnel et unique, à l’image de ceux envoyés sur le smartphone ou la tablette du titulaire par une banque au moment d’un achat en ligne.

Les possibilités de contrôle de sécurité sont nombreuses face à ces phénomènes.

Toutefois, ils sont marginaux : quelle entreprise aurait intérêt à amener un clandestin ou payer sur ces propres deniers une place pour une personne absente en réalité ? D’ailleurs, vu que les entreprises de plus de 50 salariés n’ont plus de financement des OPCO, l’émargement tel qu’il est proposé a-t-il encore un sens ? Les responsables de formation devraient pouvoir sortir du cadre de la procédure voulue par les OPCO.

Savoir qu’un collaborateur est présent ou pas à un stage de formation reste important, mais la procédure, y compris électronique, doit être moins compliquée. Si la généralisation de l’usage du digital peut simplifier une partie de cette complexité du système prévue par le législateur, les solutions de dématérialisation comme la signature électronique ne vont pas la supprimer. D’ailleurs, un tel déploiement de l'émargement digital ne me paraît pas suffisant. Il doit s’intégrer dans une démarche numérique globale qui va de l’inscription à une session de formation jusqu’au paiement en temps réel de l’organisme de formation, en passant par le déclenchement de la validation de la facture et l’édition des attestations.

 

Jérôme Lesage Place de la Formation

Jérôme Lesage
Le blog de la formation

 

 

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Comment faire émarger à distance ?

L’émargement digital permet de garantir la présence d’un participant à une formation. Il existe plusieurs modalités possibles. Le responsable de formation choisit celles qui lui conviennent le mieux au regard de la sécurité et de la fiabilité des informations collectées.


C’est quoi un émargement ?


A chaque session de formation, le formateur fait signer une feuille de présence à tous les salariés participants. Ces derniers doivent la signer à chaque demi-journée pour les sessions qui se déroulent sur une ou plusieurs journées. Il y a autant de feuilles que de jours de formation. Chacune doit être signée et datée par le formateur.


Pourquoi faire une feuille d’émargement digitale ?


La feuille d’émargement digitale permet de vérifier la présence et contrôler l’assiduité des collaborateurs inscrits au programme d’apprentissage. Contrairement à un formulaire papier, la génération automatique de la feuille d’émargement permet d’éditer les factures et le paiement rapide de l’organisme de formation.





 


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