Digital outsourcing : un positionnement à revoir

Gestion de la formation — Gestion administrative — 26/04/2022

L’externalisation de la gestion de la formation en plein essor ces dernières années a été brutalement freinée par la pandémie de Covid-19. Pour limiter la vague de ré-internalisation, les acteurs de l'externalisation doivent aujourd’hui se réinventer, en privilégiant le conseil aux tâches à plus faible valeur ajoutée qui peuvent être relayées par les solutions digitales.

La crise sanitaire a pu entraîner des conséquences paradoxales : d’un côté, dans un monde du travail qui se digitalise de plus en plus, les possibilités d’externalisation montent en puissance pour automatiser et industrialiser ce qui relève de la gestion administrative avec des solutions ad hoc. Les opérationnels, comme les responsables formation, libèrent ainsi de la bande passante pour se consacrer à des activités à plus haute valeur ajoutée. De l’autre côté, la pandémie a provoqué un coup d’arrêt, ou a minima un net ralentissement, de certaines activités RH comme la formation. De façon mécanique, le recours aux prestataires extérieurs a diminué et de nombreuses tâches ont été (ré)internalisées. 

Les atouts de l’automatisation

Comment les acteurs de l'externalisation de la gestion de la formation peuvent-ils regagner des parts de marché ? Sans doute en donnant davantage de valeur à leurs missions. Pour comprendre l’importance de la transformation à opérer, il est essentiel de bien saisir le périmètre habituel de leurs interventions. Pour un service RH, le recours à l’externalisation de la gestion de la formation présente plusieurs avantages : renforcer la fluidité de cette gestion, lourde et chronophage, grâce à l’expertise de consultants ; dégager ainsi du temps au responsable formation, qu’il va pouvoir consacrer à d’autres activités, sur son cœur de métier ; et faire évoluer la prestation du sous-traitant pour l’ajuster au mieux au besoin.

Dans le cas du digital outsourcing, le prestataire va mobiliser des solutions logicielles afin d’automatiser – et sécuriser – ces tâches administratives et logistiques. Inscriptions, transmission d’informations et de justificatifs, évaluations sont réalisées sans intervention humaine. Par exemple, l’organisme de formation est relancé automatiquement par un robot qui détecte des pièces manquantes. Un autre atout concerne les reportings, réalisés sans délai en croisant les données recueillies sur les budgets, les actions de formation, les questionnaires de satisfaction.

Du conseil de différentes natures

L’avantage des technologies digitales tient aussi à leurs capacités de traitement. Alors que la compétence humaine se heurte à des limites naturelles, le passage de quelques dizaines d’actions de formation à plusieurs centaines ne représente aucune difficulté pour le digital outsourcing, sans augmentation de coût et sans impact sur la performance.

Cette démarche d’industrialisation de la gestion de la formation, avec une plateforme dédiée, explique le succès d’avant-crise de l’externalisation. Si les atouts du digital outsourcing restent sa meilleure vitrine, les fournisseurs de services numériques doivent aujourd’hui se différencier par une offre de services élargie, misant sur le conseil. Celui-ci peut prendre des formes variées : l’ingénierie pédagogique, la sélection des organismes de formation, la politique d’achats de formation, l'exploitation de la data formation, ou encore l’optimisation des dispositifs créés par les différentes réformes.

De la création de valeur pour les acteurs du digital outsourcing

Il en va de leur intérêt stratégique : en se repositionnant sur des tâches de conseil, les prestataires de digital outsourcing ancrent leur valeur ajoutée et peuvent prétendre à des honoraires plus élevés. En délégant les tâches administratives aux outils, ces experts sont en mesure d’accompagner la montée en puissance de l’activité de leurs clients et de répondre à leurs nouveaux besoins. Des besoins qui s’inscrivent dans un marché de la formation en constante évolution, appelant une veille rigoureuse sur les nouveaux acteurs, les best practices pédagogiques, les évolutions règlementaires et leur concrétisation opérationnelle. La plus-value des offres des prestataires concerne aussi la sélection, voire la conception d’indicateurs de performance, adaptés aux besoins stratégiques des entreprises.

C’est finalement dans l’exploitation de la data que la valeur ajoutée s’exprime le plus. Recueillir et analyser les données va contribuer à l’optimisation des processus mais aussi à la qualité des actions de formation et participer ainsi aux stratégies d’amélioration de la formation et de sa gestion. Les prestataires qui prennent en charge cette gestion doivent donc opérer une transformation culturelle pour positionner différemment leur offre de services, et mieux répondre aux enjeux actuels de développement ou d’actualisation des compétences de leurs clients.

Jérôme Lesage
Le blog de la formation

Pourquoi l’externalisation de la gestion de la formation marque le pas aujourd’hui ?

La crise sanitaire a provoqué une forte diminution des activités de formation continue, ainsi qu’une tendance des entreprises à internaliser ce qu’elles avaient cherché à externaliser. Les prestataires, notamment du digital outsourcing, doivent donc revoir leur stratégie business pour identifier de nouveaux leviers de croissance par la mise à disposition d’une solution digitale.


Sur quelles missions les prestataires ont-ils intérêt à se positionner ?

Dans un marché de la formation mouvant, complexe et multi-acteurs, les entreprises ont besoin d’accompagnement. Le conseil peut concerner aussi bien l’ingénierie pédagogique que la mobilisation des dispositifs de financement, la veille des innovations que la sélection des meilleurs indicateurs de performance ou organismes de formation.


Quelle place occupe la data dans cette nouvelle dynamique ?

Les données extraites des technologies et outils digitaux, encore sous-exploitées, représentent un gisement majeur pour optimiser les processus de gestion, identifier les marges de progrès et bien plus encore.