Le processus de formation est la clé de voûte de toute action menée dans le cadre du plan de développement de compétences d’une entreprise. Définition de processus de formation.
Quels sont les processus de formation ?
Une gestion de la formation réussie repose sur la qualité des processus de formation mis en place par l’employeur et son responsable de la formation. Par processus de formation, il faut entendre toutes les règles et les outils utilisés pour développer et mettre en œuvre les actions de formation. Ainsi, un processus de formation concerne tout autant le volet administratif que les volets pédagogique et prévisionnel des besoins en compétences. Autrement dit, c’est un tout, de la conception au suivi post action de formation, en passant par l’analyse des connaissances acquise au cours de l’apprentissage des compétences, qui concourt au déploiement de la stratégie et au pilotage des formations mises en place par l’entreprise.
À ce titre, les plateformes et les logiciels de gestion de la formation apportent la fluidité et la simplicité qu’attendent tant les équipes des ressources humaines que les salariés et le management dans l’organisation des objectifs et résultats à atteindre par le projet des actions d’apprentissage, étape par étape. En effet, en un point d’entrée centralisé et sécurisé, chacun peut réaliser ses missions.
Le responsable de formation dispose d’un tableau de bord pour sélectionner les formations à proposer, gérer les sessions, vérifier les présences des collaborateurs-apprenants, ou mesurer les résultats obtenus ensuite sur chaque poste de travail par exemple. Les salariés accèdent à un espace personnel à distance où ils peuvent choisir les dates qui leur conviennent pour la ou les formations qu’ils souhaitent suivre en accord avec leur manager et remplir les questionnaires d’évaluation, mais aussi suivre l’organisation des cours. L’équipe des ressources humaines peut contrôler que tous les documents nécessaires sont à jour, ou validés. La direction financière suit la consommation du budget alloué et procède à la validation des paiements des sessions terminées.
Quelles sont les étapes à respecter dans un processus de formation ?
L’efficacité de tout processus de formation repose à la fois sur le fond et la forme, ainsi que l’analyse des résultats obtenus par les membres du personnel formés. Ainsi, il revient au responsable de formation d’élaborer un catalogue de formation qui répond autant aux besoins de compétences de l’entreprise qu'aux attentes de montée en compétences des salariés. Le recueil des besoins constitue une étape à ne pas négliger. Non seulement elle permet de définir un plan de développement des compétences le plus proche de la réalité du terrain. Mais, elle conditionne aussi le succès de la politique de formation menée par l’employeur en favorisant l’engagement et l’éducation des collaborateurs.
Les entretiens professionnels sont une autre étape clé où le responsable de la formation doit se montrer particulièrement vigilant. D’une part, ils concourent à mettre à jour le recueil des besoins, mais d’autre part, ils sont essentiels pour inciter et motiver les salariés à suivre des stages de formation. Le management doit être dans une posture d’écoute active et être force de proposition aux sollicitations et questionnements des membres de leurs équipes. Idéalement, c’est lors des entretiens professionnels, notamment, que doivent pouvoir s’opérer les nouvelles inscriptions aux formations convenues, en adéquation avec le parcours professionnel. Charge ensuite au responsable de formation de les valider en quelques clics.
La communication avant, pendant et après une session de formation auprès des stagiaires inscrits compte également. Plus elle est proactive et anticipe la diffusion des informations dont les salariés ont besoin au bon moment, plus elle participe à rendre l’expérience agréable, et agit positivement sur le sentiment d’appartenance et de reconnaissance auquel chaque collaborateur est sensible dans sa vie professionnelle.
Autre étape d’importance dans un processus de formation, le recueil des avis des participants à l’issue de la formation. Chaque mot dans les questions posées sur le formulaire d’évaluation à chaud et à froid doit être pesé pour montrer que la réponse attendue va avoir un impact et une suite dans le système de formation proposé par l’entreprise.
Comment améliorer le processus de formation ?
Les processus de formation doivent pouvoir être améliorés en continu, s’adapter aux retours formulés par les apprenants, mais aussi les représentants du personnel, sollicités dans le cadre de leur consultation annuelle sur la politique de formation dans l’entreprise. Cette amélioration de la qualité de la gestion de la formation repose aussi sur la culture de chaque entreprise et la place accordée dans la politique des ressources humaines à la montée en compétence et à la prise en compte des feed-back.
Si cela n’est pas encore fait, l’un des axes possibles d’amélioration est de rechercher une plus forte application des collaborateurs dans leur maintien dans l’employabilité. Cela peut passer par un processus ascendant et non descendant, c’est-à-dire laisser chaque salarié initier ses choix de formation et l’accompagner pour les concrétiser.
Un autre axe est de challenger les outils utilisés pour choisir ceux qui apportent un vrai gain d’expériences, de budget, et de temps dans la gestion et l’animation des formations. Préférez des plateformes ou logiciels qui permettent vraiment de proposer un seul portail pour toutes vos formations avec des interfaces simples et conviviales où le digital et la dématérialisation apportent le meilleur. Ce qui signifie pouvoir être en interconnexion avec tous vos organismes de formation et adapter l’outil à vos besoins, et non l’inverse.