La transformation numérique de la gestion de la formation s’illustre notamment par le remplacement des documents papier par des fichiers numériques. Définition de la dématérialisation de la formation.
Qu’est-ce que ça veut dire dématérialisation ?
La dématérialisation, et pas seulement de la formation, consiste à réduire, voire supprimer les supports papiers par des fichiers informatiques. Il existe deux types de dématérialisation :
● la dématérialisation native, qui correspond à la création ou à la réception de documents en format numérique,
● la dématérialisation duplicative, qui indique qu’un document papier a été scanné pour être copié numériquement.
Pour ce qui concerne la formation, elle accompagne la mise en place de sessions de formation en ligne : classe virtuelle en distanciel, module d’e-learning ou Mook en complément ou substitution des stages en présentiel.
S’il n’y a pas d’urgence à adopter la dématérialisation, cette dernière devient incontournable. Sa mise en œuvre et son déploiement doivent être élaborés à partir d’un diagnostic de ce qui se fait ou dans pas l’entreprise, afin d’identifier les procédures prioritaires par rapport à d’autres. Une réflexion à réaliser en co-construction avec les collaborateurs. Ainsi, ils seront plus à même à s’adapter et adhérer aux changements qu’ils soient explicites ou induits.
En effet, la dématérialisation nécessite de traiter la gestion des documents (contractualisation, programme de formation, émargement, attestation…) sous divers enjeux : l’opérationnel, mais aussi le choix technologique et la sécurité. À ce titre, et parce que les investissements nécessaires peuvent être colossaux, l’utilisation d’une plateforme, comme celle de Place de la Formation, peuvent être opportune. Outre un investissement de départ très raisonnable, les plateformes de gestion de l’administration de la formation donnent la possibilité de déployer la dématérialisation sur mesure et en quelques semaines, ou mois, selon la stratégie adoptée par l’entreprise et l’intégration des processus administratifs.
Quel est le but de la dématérialisation de la formation ?
La dématérialisation de la formation permet d'atteindre trois buts principaux :
● simplifier et fluidifier les inscriptions et le suivi des formations
● faciliter l’accès aux informations,
● gagner en qualité de service.
La digitalisation de la gestion de l’administration des formations permet de responsabiliser et autonomiser les collaborateurs et leur management. En effet, via une interface sécurisée, ils accèdent à l’ensemble des formations retenues par le responsable de la formation. Après avoir consulté le programme de formation, ils choisissent la date ou les dates de sessions auxquelles ils souhaitent participer. Le manager et le responsable de formation valident le choix. Dès lors, cela enclenche automatiquement le processus de contractualisation de la formation, l’édition de la convention de formation et l’envoi de la convocation quelques jours avant la session.
Durant un stage de formation, l’organisme de formation peut administrer les participants, notamment avec la gestion de l’émargement dématérialisé. À la place de la feuille d’émargement, les stagiaires reçoivent un mail ou un SMS sur lequel ils cliquent pour valider leur présence. Selon les cas, un mot est transmis au formateur, et les apprenants doivent le choisir parmi ceux proposés. Une autre façon est de transmettre 1 QR code au formateur qu’il fait flasher à chaque participant. Une dernière, plutôt utilisée dans les formations en alternance ou apprentissage, le formateur signe électroniquement sa présence et valide les personnes présentes. Ces dernières doivent ensuite se connecter pour contresigner ou saisir un code unique associé à chaque séance de formation.
Quels sont les outils de la dématérialisation de la formation ?
La formation dispose de nombreux outils contribuant à une gestion dématérialisée pertinente, efficace et réussie. Cela passe notamment par l’utilisation des TMS (training management system). Ce sont des logiciels et des plateformes qui permettent de manager, de centraliser et d’éditer tous les documents et tous les contenus des formations :
● convention de formation,
● programme de formation,
● planning des sessions (date, lieu),
● supports de formations,
● attestation d’émargement à partir des techniques de signature électronique,
● attestation de formation,
● organisation de contenus pédagogiques additionnels,
● questionnaires d’évaluations
● avis des clients et des participants…
Ces outils permettent de réaliser des gains de temps dans la gestion des formations et de faciliter le dialogue avec le responsable de la formation, les collaborateurs stagiaires, les formateurs… mais également la direction des ressources humaines et celle des finances, les comptables en particulier, pour suivre l’avancement des formations et régler les sessions terminées.
D’autres outils plus spécifiques, les LMS (learning management system) apportent des solutions pour créer des contenus pédagogiques interactifs utilisables en présentiel, mais aussi en distanciel via une visioconférence ou de courtes vidéos en ligne : quiz, simulations, fiches pratiques, gaming, sondages… Ce système d’organisation permet de mettre en place un contrôle d’évaluation du niveau des compétences avant, pendant et après un stage.
Quand d’autres solutions assurent un processus d’archivage sécurisé des données et accessible à distance. Chaque entreprise dispose d’un espace privé où peuvent aussi se connecter les apprenants inscrits à une session de formation.