Lorsque l’inscription à une session de formation est validée, l’organisme de formation se doit d’envoyer une convocation de formation aux stagiaires, quelques jours avant le début de celles-ci. Elle fait partie des documents obligatoires. Définition de la convocation de formation.
Comment se présente une convocation à une session de formation ?
La validation d’une inscription d’une client à une formation, au moyen d’une convention, ne suffit pas. Il convient de confirmer, à chaque stagiaire, les modalités d'organisation de la session d’enseignement et de mise en situation des employés. Ainsi, l’organisme de formation a l’obligation d’envoyer une convocation de formation à chaque salarié inscrit.
En effet, dans le cadre d’une absence de l'apprenant et de contestation de ce dernier, le document peut facilement prouver qu’il a bien été transmis avec toutes les informations utiles et pratiques. Une convocation de formation se présente donc comme une invitation à un événement avec le formalisme particulier d’un document administratif écrit et opposable.
Quelles informations inscrire sur une convocation à une formation ?
Sur l’exemplaire de convocation, il convient d’indiquer :
● le nom et les coordonnées de l’organisme de formation
● l’identité du stagiaire et ses coordonnées connues
● le lieu du centre de la formation et éventuellement un plan d'accès
● la date, l’heure de début et l’heure de fin de la séance
● l’organisation d’un temps d’accueil avant la séance
● les dates et les créneaux des séances suivantes si la formation se déroule sur plusieurs jours, ainsi que le lieu s’il change
● le nom de l’intervenant formateur
● les outils et matériels fournis et à apporter par les employés inscrits
● les informations utiles pour le repas du midi si la séance se déroule sur la journée
À l’exemplaire de la convocation, l’organisme de formation peut ajouter des annexes, et en particulier le livret d’accueil pour présenter plus en détail son activité, ses services, ses formateurs, le déroulé de la session et des séances, les ressources mises à disposition, les compétences à acquérir, le mode d’évaluation... Dans ce cadre, il est recommandé de joindre également le règlement intérieur applicable aux participants à la formation, stagiaires et formateurs.
Un exemple de convocation de formation
« Madame, Monsieur,
Nous avons le plaisir de vous confirmer votre participation au stage
[INTITULÉ DE LA FORMATION].
Vous êtes convoqué à la session de formation assurée par [NOM DE L’INTERVENANT FORMATEUR]. Elle se déroulera
[NOM ET COORDONNÉES DU LIEU DU CENTRE DE LA FORMATION]
le [DATE(S) DE LA FORMATION]
de [HORAIRES DE LA FORMATION].
Un accueil café est organisé à partir de [HEURE DE MISE À DISPOSITION].
À votre arrivée, nous vous demandons de vous présenter [PRÉCISER LA LOCALISATION DE L’ENDROIT OÙ SE FAIT L’ACCUEIL] pour signer votre émargement obligatoire qui justifie votre présence à la formation.
Le repas du midi [PRÉCISER S’IL EST PRIS EN CHARGE OU NON ; SI NON, SI LES APPRENANTS DISPOSENT D’UN LIEU DE RESTAURATION OU SI LE DÉJEUNER EST À L’EXTÉRIEUR]
Des supports de cours seront distribués en début de formation. Vous pouvez utiliser votre PC personnel [PRÉCISER SI DES LOGICIELS DOIVENT ÊTRE INSTALLÉS POUR SUIVRE LA FORMATION]. La salle de formation est dotée d’un réseau wifi [PRÉCISER LES MODALITÉS DE CONNEXION].
En complément de cette convocation, veuillez trouver ci-joint [PRÉCISER LES ANNEXES : PLAN D’ACCÈS, LIVRET D’ACCUEIL, RÈGLEMENT INTÉRIEUR, PROGRAMME DÉTAILLÉ DE LA FORMATION…]
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.
[NOM DE L’ORGANISME DE FORMATION OU NOM DU RESPONSABLE DE LA FORMATION OU DU DIRIGEANT] »
Comment transmettre une convocation de formation aux apprenants ?
La convocation à une formation doit remise :
● soit individuellement à chaque stagiaire,
● soit au responsable de la formation de l’entreprise cliente qui va ensuite la transmettre aux collaborateurs concernés.
Cette alternative dépend du contexte de la formation professionnelle. Le premier mode de transmission concerne les formations inter-entreprises et les formations internes à l'entreprise et le second les formations intra-entreprises.
Par souci d’efficacité, de sécurité, de rapidité et de contrôle des coûts, la convocation de formation peut être envoyée par courriel ou déposée sur l’espace personnel de la plateforme de formation utilisée. Mais selon les usages, l’organisme de formation peut continuer à procéder à un envoi postal d'un document écrit, mais cela est de moins en moins pertinent. Un conseil : pensez à vous doter d’un logiciel de gestion de formation pour obtenir un niveau de qualité pour les modalités de déroulement des stages.