Financement, frais, rémunération des salariés… La comptabilisation de la formation recense toutes les dépenses sur une année d’une entreprise consacrées à la formation de son personnel.
Qu’est-ce la comptabilisation de la formation ?
La comptabilisation de la formation fait partie des règles d’écritures comptables, en euros, à respecter par une entreprise, notamment pour établir son bilan. Cependant, l’employeur dispose d’une liberté quant à la manière de passer ses écritures. En effet, la législation française n’impose pas un processus comptable spécifique. Cependant, selon que l’entreprise finance seule, verse une contribution ou bénéficie d’aides d’un OPCO, il existe une comptabilisation précise. Autrement dit, chaque employeur adapte sa comptabilité selon ses objectifs et modalités de formation qui sont mis en place à destination de ses salariés, mais aussi le type de déclaration fiscale qu’il doit remplir pour ses impôts et contributions obligatoires.
Pour autant, il convient d’être exhaustif dans le recensement des dépenses, ou plus exactement du niveau d’investissement engagé. Cela permet d’avoir une vision exacte du budget de l’entreprise dédiée à la formation. Ainsi, mais là encore l’entreprise est libre de ses choix, la direction financière peut décider de prendre en considération la rémunération des salariés stagiaires pendant les temps de formation ou encore les frais d'administration et de gestion de la formation, au même titre que les factures des organismes de formation sollicités.
Quoi qu’il en soit, grâce au digital, et en passant par une plateforme de gestion de formation, comme celle de Place de la Formation, la comptabilisation de la formation peut être incluse dans l’outil ou automatisée. A minima, cela concerne la transmission numérique des devis, bons de commande, factures, avis de règlement, y compris les éventuels avoirs et acomptes à comptabiliser. Bien sûr, les compétences d’un expert-comptable restent incontournables pour certifier le bilan comptable et la déclaration aux impôts des taxes.
Comment comptabiliser une formation ?
La mise en place d’une comptabilisation de la formation nécessite d’analyser les différents cas de figure auxquels l’employeur est confronté. L’aspect à identifier porte sur la notion de contrepartie. C’est-à-dire si la contribution de l’entreprise entre dans le cadre de son propre usage ou non.
Ainsi, la participation à la formation professionnelle continue est considérée sans contrepartie, les sommes versées étant mutualisées au bénéfice des employeurs éligibles au financement d’un OPCO ou des demandeurs d’emploi. Ici, les sommes versées peuvent être mises au débit des comptes « Participation des employeurs à la formation professionnelle continue » et « TVA déductible sur autres biens et services », jusqu’au paiement en euros.
Lorsque l’entreprise finance directement une formation auprès d’un organisme de formation, au seul bénéfice de son personnel, là, il y a contrepartie. En effet, à l’issue du stage, l’entreprise bénéficiera de la montée en compétence des collaborateurs stagiaires. On parle de retour sur investissement. En ce cas, les sommes dépensées s’inscrivent au débit au compte « honoraires » ou « services extérieurs », selon si le formateur est un indépendant ou salarié par un organisme de formation, ainsi que « TVA déductible sur autres biens et services ». Et elles sont créditées sur le compte « 401 - Fournisseurs », jusqu’au paiement. Toutefois, ces dépenses peuvent être considérées comme libératoires de participation à la formation professionnelle continue. En ce cas, les comptes en débit sont « Participation des employeurs à la formation professionnelle continue » et « TVA déductible sur autres biens et services », jusqu’au paiement.
Il a noté que, jusqu’à fin 2019, les dépenses de formations associées pour l’usage d’un nouveau matériel immobilisé ne pouvaient pas être ajoutées aux comptes d’immobilisation. Dans la majorité des cas, ils étaient comptabilisés comme des formations avec contrepartie. Une modification du règlement établi par l'Autorité des normes comptables en date du 18 décembre 2019 ouvre un droit à ajouter les frais de formation aux coûts d’acquisition des immobilisations. Il s'agit d’une option, et non d’une obligation et elle porte uniquement sur des frais externes nécessaires pour la mise en service de l’immobilisation concernée. En cas de doute, consulter un expert en comptabilité pour appliquer le bon traitement des sommes concernées.
Quelle comptabilisation pour les frais annexes et indirects de formation ?
Les frais de formation ne se limitent pas à la contribution obligatoire ou au paiement d’une facture à un prestataire externe, organisme de formation ou formateur indépendant, sur une année. Parfois, l’employeur doit louer une salle et du matériel directement. De même, les salariés en apprentissage de nouvelles compétences peuvent avoir des frais de déplacement et de logement. Enfin, il y a la rémunération pendant la période de stage.
Là encore, pas de règle unique. Pour les frais annexes, l'entreprise peut choisir de mettre au débit sur le compte « 6188 - services extérieurs ». Pour les frais de déplacements et logements, elle peut appliquer les mêmes règles pour les notes de frais. Quant aux salaires, elle peut appliquer, ou pas, aucune distinction, entre période d’apprentissage de compétences et période sur le poste de travail, dans le traitement comptable de la rémunération versée.