Le catalogue de formation liste l’ensemble des formations proposées par un organisme de formation ou retenues par l’entreprise et que peuvent choisir les collaborateurs. Définition de catalogue de formation.
C'est quoi un catalogue de formation ?
Le catalogue de formation constitue un élément incontournable dans la communication et l’organisation d’une action de formation. Cependant, selon le concepteur, il concentre des enjeux qui peuvent varier.
Quel est le but du catalogue de formation ?
Pour un organisme de formation, il s’agit de présenter un panel de thèmes de formation qui peuvent intéresser le plus grand nombre d’entreprises et de salariés dans le cadre de leur compte personnel de formation (CPF). Ce dernier n’est pas exhaustif. En effet, il s’agit d’une mise en lumière des différents univers et savoirs sur lesquels l’organisme souhaite se positionner.
De même, l’offre présentée s’articule autour d’un calendrier de sessions. Le contenu comme les dates des sessions peut évoluer : une formation de deux jours peut être réduite à une seule ou développée sur trois jours ou plus, selon les besoins et les attentes des entreprises et des salariés concernés ; le nombre de sessions peut être augmenté ou réduit en fonction de la demande.
Comme le catalogue d’un organisme de formation cible autant le responsable de la formation d’un employeur que les salariés désireux de monter en compétence, les précisions sur le programme pédagogique peuvent être synthétiques et perçues comme superficielles dans sa conception. Elles n’en restent pas moins un déclencheur d’une prise de contact pour affiner l’adéquation de l’offre par rapport à un besoin.
Pour l’employeur, la mise en place d’un catalogue de formation permet d’adresser à l’ensemble des collaborateurs toutes les offres qui entrent dans son plan de développement de compétences. Chacune a été évaluée et choisie par le responsable de la formation. Ici, le catalogue de formation prend une dimension beaucoup plus opérationnelle, car c’est une étape incontournable pour permettre à chaque collaborateur de choisir le thème et la session qu’il l’intéresse.
Ce choix s’opère souvent lors de l’entretien professionnel. Lors de la discussion avec son manager, le salarié peut émettre des besoins de montée en compétence. Et son responsable d’équipe peut lui suggérer des compétences à consolider ou à acquérir pour obtenir de nouvelles responsabilités ou a minima rester dans l’employabilité au regard de l’évolution de son métier et de missions rattachées.
Comment réaliser un catalogue en ligne ?
Selon la taille de l’entreprise, la conception, la mise en place et la gestion d’un catalogue de formation peuvent se révéler très chronophages pour les ressources humaines et en particulier le responsable de la formation. Surtout, si ce catalogue est proposé dans une version papier. Outre le temps de création, de mise en page et le budget d’impression, il se pose la question de la mise à jour des formations proposées. Entre le moment où une formation est retenue, inscrite au catalogue et choisie, il peut se passer plusieurs mois. Or entre temps, le contenu peut avoir changé ou la formation écartée, car les premiers retours ont montré qu’elle n’était pas adaptée.
La réalisation d’un catalogue en ligne évite tous ces écueils. En quelques clics, le panel des offres peut être mis à jour à partir des informations transmises par les organismes de formation. Ainsi, les salariés qui se connectent sur le catalogue de formation accèdent à la dernière mise à jour. Il n'y a aucun risque qu’ils choisissent une formation insatisfaisante ou retirée par l’organisme de formation. La qualité de la relation professionnelle interne et externe se trouve renforcée, et avec une exigence portée sur la sécurité des données personnelles traitées.
En réalité, ce ne sont ni l’employeur ni l’organisme de formation qui se chargent de l’aspect technique d’un catalogue de formation en ligne. Ce sont les logiciels de gestion de formation, les plateformes dites LMS (learning management system) qui traitent les informations déposées par les organismes de formation et sélectionnées par l'employeur. Le responsable de formation peut ainsi créer son catalogue unique en regroupant tous les organismes de formation externes et internes en quelques clics. Le gain de temps est impressionnant : près de 80% de charge de travail en moins dédiée à des missions à plus fortes valeurs ajoutées comme le suivi et l’évaluation qualitative des formations.
L’autre avantage du catalogue de formation en ligne est qu’il permet de commander en quelques clics chaque formation à la date qui convient pour le salarié. Il sait à l’avance la date, le nombre de jours, les modalités d’exécution du stage (présentiel, distanciel, e-learning…) et les évaluations de fin d’apprentissage, en particulier quand il y a une certification à la clé.
Ainsi, le catalogue dépasse sa fonction de communication. Il est aujourd’hui la pièce centrale dans l’organisation et la gestion des actions de formations. Il permet au responsable de formation et à la direction des ressources humaines d’être agiles et réactives aux attentes et aux évolutions des offres. Un gain de temps et financier qui permet de proposer plus de formations et qui peut relayer plus facilement le management en lien avec le projet professionnel du personnel.