Gestion de la formation — Gestion administrative — 19/04/2022
Très en vogue aujourd’hui pour accompagner la croissance du digital learning, les plateformes de LMS – learning management system – présentent des fonctionnalités intéressantes mais qui ne remplacent pas celles, orientées gestion, des TMS, ou training management systems. Si les deux dénominations sont très proches, elles recouvrent pourtant des réalités très différentes.
Depuis deux ans, la crise sanitaire oblige les organisations à s’adapter et à expérimenter, notamment au bénéfice des employés et de l’actualisation de leurs compétences et connaissances. L’un des principaux impacts concerne la transformation digitale de la fonction RH et la mise à disposition d’outils, en libre-service, pour les collaborateurs. Les conséquences de la pandémie ont ainsi boosté le déploiement de modules d’apprentissage en e-learning. La solution de mobile learning Beedeez et le média myRHline ont mené une étude sur le sujet entre mai et septembre 2021, auprès de 300 entreprises. Il en ressort que plus d’un tiers des projets d’investissement digital ont été motivés par la crise, avec notamment la mise en place de solutions de mobile learning (28 %) et de LMS (26 %).
Un learning management system se révèle en effet un outil précieux pour créer des contenus de e-learning, les diffuser et fournir des validations de suivi. En fonction de l’étendue de ses fonctionnalités, elle met à disposition des salariés des modules de formation digitale, accessibles – ou non – en libre-service, elle contribue à la définition de parcours individualisés, gère les catalogues et l’interface pour les classes virtuelles, etc. Le champ des possibles est large, mais reste limité à une partie des programmes et contenus de formation : ceux qui sont délivrés en distanciel.
Le dernier Market Guide for Corporate Learning établi par le cabinet de conseil Gartner confirme l’accélération de stratégies d’apprentissage digital qui privilégient l’expérience utilisateur. Les offres se perfectionnent, les partenariats se développent entre les éditeurs de solutions et les spécialistes de la pédagogie pour répondre aux attentes des responsables de formation. Les technologies qui supportent les LMS montent également en puissance, permettant de pousser des contenus de formation et des recommandations basées sur le niveau de compétences des apprenants et leurs besoins de développement. D’après les experts de Gartner, il existerait plus de 500 solutions LMS sur le marché mondial.
Ce foisonnement et ces atouts font des LMS un outil attractif pour les entreprises. Or celles-ci ont des besoins complémentaires que ne couvrent pas systématiquement ces solutions. Il s’agit de l’organisation de formations de toutes natures – présentiel, distanciel, blended – dans toutes ses dimensions « front office » : inscriptions, suivi du parcours, évaluation, etc. Les plateformes LMS ne prennent pas non plus en charge le « back office », tout ce qui relève de la gestion : des financements, des budgets et de la facturation ; la planification et le suivi du déploiement des actions de formation ; les reportings et analyses qui permettent d’affiner la stratégie de développement des talents.
Ces éléments, essentiels pour les responsables de formation, relèvent du périmètre des TMS – training management systems. Ces solutions permettent notamment de créer un catalogue unique regroupant tous les organismes de formation auxquels l’entreprise fait appel ; de gérer aussi bien ce qui relève des formats inter qu’intra-entreprise ; de dématérialiser les dossiers formations ; et d’enrichir les indicateurs en temps réels. Elles ont aussi l’avantage de limiter les saisies de données et d’assurer la traçabilité de l’ensemble des formations suivies par les collaborateurs.
Certaines entreprises, aujourd’hui, peuvent être tentées de déléguer la gestion de l’ensemble de leurs formations au LMS. Or l’outil présente des limites, en particulier sur ce qui relève du back office, et avec elles apparaît le risque de création de fichiers ou l’appui sur des logiciels complémentaires pour tenir compte des fonctionnalités que le LMS ne prend pas en charge.
Le TMS, interconnecté au LMS, ne présente pas ces inconvénients majeurs. Les outils de training management system gagnent aujourd’hui en ergonomie, en convivialité et en qualité d’expérience utilisateur, pour se rapprocher de celles proposées par les plateformes LMS et faciliter l’accès à la formation.
Il n’est pas toujours opportun de vouloir embrasser toutes les fonctionnalités avec une solution tout-en-un. Mieux vaut sélectionner les meilleurs outils, au meilleur rapport qualité/prix, adaptés aux besoins du moment et évolutifs, choisis pour leur pertinence et leur performance. L’enjeu consiste à s’assurer de leur inter-opérabilité pour s’appuyer sur un processus fluide, tirant le meilleur parti de l’automatisation, et évitant tout doublon de données.
Jérôme Lesage
Le blog de la formation
Comment expliquer l’essor des solutions LMS dans les projets de transformation digitale ?
Les entreprises, poussées par le contexte pandémique, ont renforcé leur offre de e-learning pour répondre aux besoins de leurs collaborateurs. Une solution de learning management system permet de créer des contenus, de les diffuser en ligne et de maîtriser le suivi des formations. Elle donne aussi l’opportunité de mieux individualiser les parcours de développement.
Quelles sont les limites de ces outils digitaux ?
Les logiciels LMS se focalisent sur les formats et contenus e-learning et ne couvrent donc pas les autres modalités pédagogiques. Ils ne permettent pas de gérer l’ensemble des fonctionnalités de « front office » dédiées aux modalités d’apprentissage présentielles ou blended, et n’assurent pas la dimension administrative et la gestion des politiques de formation.
Pourquoi les entreprises ont-elles intérêt à miser sur la complémentarité LMS-TMS ?
Plutôt que s’appuyer sur une plateforme LMS et des logiciels complémentaires pour pallier ses insuffisances, elles gagnent à s’appuyer sur un TMS performant, interconnecté avec le LMS, qui répondra à l’ensemble de leurs enjeux et ouvrira le champ des possibles en matière de formation et de développement des compétences.
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