FAQ - foire aux questions sur le logiciel TMS

Retrouvez ici les réponses aux questions les plus fréquentes sur le logiciel de gestion de la formation TMS de Place de la formation.

À quelle attente répond le logiciel TMS de Place de la formation ?

Le logiciel TMS de Place de la Formation répond à une attente très concrète des responsables de la formation : comment passer moins de temps sur la gestion administrative de la formation pour mieux accompagner les collaborateurs ? 

En effet :

- il existe de nombreux canaux de formation : organismes de formation externes spécialisés ou transverses, organismes de formation internes, ou académies d'entreprise, CFA (Centre de formation des apprentis), LMS (Learning Management System)...

- de nombreuses formations sont à gérer chaque année : le plan de développement des compétences issu du recueil des besoins par une campagne périodique ou issu des entretiens annuels et professionnels, les besoins de formations recueillis au fil de l'eau, les formations obligatoires, les recyclages, les parcours de formation...

- la charge de gestion de la formation est considérable : recueil des besoins de formation, constitution et arbitrage du plan de formation, inscriptions auprès des organismes de formation, signature des conventions, envoi des convocations des stagiaires, gestion des annulations et des reports, relances multiples, gestion et archivage des documents, réception contrôle et paiement des factures, mise à jour des indicateurs réalisation des entretiens professionnels et des bilans à 6 ans, reporting sur l'activité au CSE (Comité Social et économique) aux directions...

La gestion de la formation est donc très chronophage et peut (bonne nouvelle !) être automatisée et digitalisée pour plus d'efficacité.

Le logiciel TMS de Place de la Formation répond donc au souhait du responsable formation de gagner du temps sur la gestion administrative et logistique de la formation pour le consacrer à l'accompagnement des collaborateurs, à la pédagogie avec les organismes de formation et à l'accompagnement de la transformation du métier de la formation dans l'entreprise.

Que signifie l'acronyme "TMS"  ?

L'acronyme "TMS" signifie dans le langage courant de la formation professionnelle Training Management System, que l'on peut traduire en français par système (ou logiciel) de gestion de la formation.  Le TMS est employé par les équipes formation pour simplifier, automatiser et digitaliser leur gestion de la formation.

Par extension, Place de la formation a appelé son logiciel de gestion de la formation TMS - Training Management Solution

Quelle est la différence entre le TMS de Place de la formation et les autres logiciels de gestion de la formation ?

Le TMS de Place de la Formation se distingue des autres logiciels de gestion de la formation par son caractère collaboratif et transactionnel.

Le TMS de Place de la Formation est un logiciel  :

- dédié à la gestion de la formation professionnelle ;
- connecté aux organismes de formation dont il centralise les offres (inter, intra, internes, digitales...) ce qui permet d'effectuer des commandes depuis un seul outil plutôt que de se connecter aux sites des différents organismes de formation ;
- permettant d'assurer une gestion de la formation automatisée et digitalisée ;
- permettant de réduire le nombre de fournisseurs de formation et de bénéficier d'une facture mensuelle unique plutôt que de gérer de nombreuses factures.

À quel type d'entreprise s'adresse le logiciel TMS ?

Le logiciel est utilisé par tous types d'entreprises à partir d'un effectif d'une centaine de salariés jusqu'à un effectif de plusieurs dizaines de milliers de salariés, tous secteurs confondus. Cette page indique quelques références d'entreprises utilisant le logiciel : voir les références clients

Quelles sont les principales fonctionnalités du logiciel TMS ?

Les principales fonctionnalités du logiciel TMS sont :

- la centralisation de toutes les offres de formation de l'entreprise et de ses partenaires organismes de formation dans un ou plusieurs catalogues ;
- la création des budgets formation ;
- la création et la gestion du plan de développement des compétences ;
- les commandes en ligne aux organismes de formation ;
- la création d'offres de formation, de sessions de formation ;
- l'envoi des convocations à la formation aux participants ;
- la gestion dématérialisée des documents en amont (convention de formation, convocation...) et en aval (attestations, certificats de réalisation, émargements, évaluations, factures...) de la formation ;
- l'évaluation en ligne de la satisfaction (évaluation de la formation à chaud) et de l'efficience (évaluation de la formation à froid) ;
- la gestion des dispositifs de financement ;
- une facturation et un paiement centralisé pour simplifier la gestion des factures et des paiements des organismes de formation ;
- l'émargement digitalisé ;
- la gestion des entretiens professionnels et annuels et des campagnes d'entretiens ;
- le suivi du passeport formation du salarié ;
- le recyclage des compétences ;
- des espaces paramétrables à destination des salariés et des managers ;
- et bien d'autres fonctionnalités encore...

Vous pouvez consulter la page dédiée aux fonctionnalités du logiciel en vous rendant sur cette page :  TMS - Training Management Solution

Existe-t-il une équipe dédiée à l'accompagnement des utilisateurs de TMS ?

Oui, chaque utilisateur bénéficie de l'accompagnement de son Manager du Succès Client, responsable de la satisfaction de chacun de nos clients.

L'utilisateur a également accès à un système de Chat en ligne ainsi qu'à une base de connaissance intégrant les articles et tutoriels utiles à l'utilisation du logiciel.

Quelles sont les étapes de mise en oeuvre du logiciel TMS ?

La mise en oeuvre du logiciel est simple et rapide, elle s'effectue en trois étapes :

Les durées de déploiement indiquées sont pour une PME de 200 à 2 000 salariés ; au delà, les durées de déploiement sont naturellement plus longues.

Combien coûte le logiciel TMS ?

Le coût du logiciel se répartit en deux postes :

- l'abonnement logiciel annuel basé sur la tranche d'effectif du client ;
- les prestations de mise en oeuvre : les imports de fichiers (historique des formations, salariés, plan de développement des compétences, compétences à maintenir, offres de formation...) les paramétrages des automatismes et des processus, la formation des utilisateurs.

Vous souhaitez obtenir un devis ?

Existe-t-il plusieurs profils d'utilisateurs du logiciel ?

Il existe 5 profils d'utilisateurs : "RH" avec les droits les plus étendus, "Manager" qui voit son profil et ceux de ses équipes, "Salarié" qui se voit lui même, "Formateur" pour agir sur les formations et "Consultation" pour accéder à certaines informations.

Puis-je intégrer mes propres organismes de formation ?

Oui, vous pouvez intégrer tout organisme de formation (qu'il soit certifié Qualiopi ou non) si l'organisme de formation n'a pas déjà été créé par un autre utilisateur ; et à vos propres conditions commerciales.

Est-ce que les organismes de formation utilisent la plateforme ?

Oui car ils y gagnent en efficacité commerciale (ils apparaissent dans votre catalogue centralisé) et administrative (il n'ont plus qu'une seule facture par formation à émettre au lieu de "n" factures, une par "n" entité juridique du client).

L'accès à la plateforme est totalement gratuit pour eux.

Et en cas de difficulté, l'équipe formation peut agir pour le compte de l'organisme de formation.

Peut-on mettre en oeuvre l'émargement digitalisé ?

Oui, il est possible de faire de l'émargement digitalisé par email ou par un Qr code scanné avec le téléphone du participant (sur lequel aucun installation d'application ou autre n'est requise : il n'y a donc aucun intrusion) ; cette fonctionnalité d'émargement digitalisée est réservée aux formations internes ; pas encore pour les Inter et Intra qui restent à la main des organismes de formation qui renseignent la présence des participants directement dans la plateforme.

Y-a-t-il un lien avec l'OPCO (OPérateur de COmpétence) ?

Lorsqu'une formation est commandée avec le dispositif de financement "Opco" le système précise à l'organisme de formation qu'il doit envoyer sa facture à l'Opco du client et non au client. A noter, c'est un différenciateur de TMS, que la subrogation des paiement peut être activée pour toutes les formations, ce qui représente un gain de gestion supplémentaire. La demande de prise en charge auprès de l'OPCO, si celle-ci existe encore, reste à la charge de l'utilisateur.

Puis-je désactiver la subrogation de paiement et la facture mensuelle ?

Oui, vous pouvez conserver un fonctionnement en direct avec les organismes de formation pour la partie facturation et paiement.

Comment puis-je bâtir mon plan prévisionnel de formation ?

Il suffit de créer des demandes à partir du catalogue ou des demandes de formation en expression libre. Les coûts des formations remonteront ensuite automatiquement. Je peux également créer des demandes de formation massives par population ou groupe de salariés sur une ou plusieurs thématiques de formation.

Est-ce que je peux réaliser mes entretiens dans le logiciel TMS ?

Tous types d'entretiens peuvent être créés et réalisés dans le logiciel : entretiens professionnels, entretiens annuels, entretiens de retour de congé long...

Une fois les entretiens créés, vous pouvez lancer vos campagnes d'entretien en automatique avec processus de relance et alertes.

TMS permet ainsi de sécuriser les entretiens, notamment les entretiens professionnels obligatoires.

Le logiciel TMS peut être couplé à un logiciel de gestion des talents et GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences).

Puis-je sortir un bilan à 6 ans des formations ?

Oui, l'édition du bilan à 6 ans des formations est une des fonctionnalités de la plateforme TMS.

Le logiciel TMS peut-il être accessible par un SSO (Single Sign On) ?

Oui, TMS  est accessible par SSO, ce que nous recommandons.

Dois-je connecter le TMS avec mon SIRH (Système d'Informations Ressources Humaines) ?

Oui a minima avec votre logiciel de paie (ou votre core RH si vous en disposez) pour récupérer les informations salariés (dès lors que nous dépassons 150 salariés et que le turn over est significatif). Les informations récupérées sont notamment le matricule, nom, prénom, fonction, email, salaire horaire chargé, entité juridique de rattachement, manager, RH de référence... certaines données sont indispensables, d'autres conseillées afin de bénéficier d'indicateurs de pilotage de la formation optimisés.

Il est également possible de ne pas activer les interfaces en procédant à des imports de fichiers périodiques : imports de fichiers salariés, de demandes de formation, de compétences à maintenir, d'historiques...

D'autres interfaces peuvent être réalisées à la demande, notamment avec le LMS (learning management system) ; le logiciel de gestion des entretiens en place ; le logiciel de gestion des compétences ; de gestion des temps (GTA) ; ou encore avec le système décisionnel et l'entrepôt de données...

Comment intégrer mon LMS avec le TMS Place de la Formation ?

Votre LMS est considéré par le TMS Place de la Formation comme un canal de formation à part entière. Nous préconisons donc d'intégrer le LMS dans le TMS afin de passer des commandes à celui-ci depuis le TMS.

Les clients qui souhaitent donner un accès à un seul logiciel à leurs collaborateurs, salariés et managers, afin de ne pas démultiplier les outils pourront opter soit pour un accès au seul LMS (le TMS sera alors réservé aux équipes RH) soit pour un accès au seul TMS. Cela nécessite alors de mettre en oeuvre une communication entre les deux outils, pour les échanges de données automatisés, au moyens d'interfaces de type API (application programming interface) ou échanges de fichiers à plat de type .csv, .xls ou .xml.

Il existe aujourd'hui des précédents et de partenariat qui peuvent rendre votre LMS et votre TMS immédiatement compatibles car déjà interconnectés.

Quelle est la différence entre un LMS et un TMS ?

Un LMS (Learning Management System) est une plateforme de création et de diffusion de contenus de formation ; le TMS (Training Management System) est le système de gestion global de la formation intégrant toutes les actions de formation : à distance, en présentiel, en situation de travail (Afest) interne, intra-entreprise, inter-entreprise, en visio, par téléphone... Le LMS et le TMS sont des logiciels cohabitant de manière complémentaire.

Les invitations / convocations peuvent-elles être automatiquement enregistrées dans l'agenda du salarié ?

Oui, les convocations disposent d'une extension de fichier ".ics" compatible avec tous les agendas (Microsoft, Google...).

Ainsi, à réception de sa convocation, le salarié "glisse" l'extension dans son agenda qui est ainsi mis à jour. Nous ne sommes cependant pas intrusifs en imposant l'invitation au salarié sans son accord.

Puis-je déléguer l'organisation des formations à mes formateurs internes ?

Oui, il suffit de leur donner les droits, c'est un paramétrage à activer.

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