Quelles sont les bonnes pratiques
de la dématérialisation de la formation ?

  • Les chargés de formation sont au cœur de la stratégie des entreprises. Le dialogue social, l’employabilité, la pédagogie… sont des facteurs clés de compétitivité.
    Ces missions prennent du temps au chargé formation. D’autant que l’aspect administratif de l’activité formation est lourd à gérer. Conventions de formation, planification des sessions de formation, convocations des salariés à leur formation, facture des organismes de formation, suivi de la qualité des formations… sont autant de tâches chronophages à faible valeur ajoutée pour les responsables formation.
  • Dans beaucoup d’entreprises, la dématérialisation des dossiers de formation est apparue comme une solution efficace. Mais pas à n’importe quel prix !

Quelles sont les bonnes pratiques de la dématérialisation de la formation en entreprise ?

Sommaire

Dématérialisation formation : l’administratif

  • Si la dématérialisation est devenue monnaie courante dans les entreprises, les équipes formations subissent depuis trop longtemps une gestion administrative lourde et chronophage. La gestion de la formation est tout particulièrement consommatrice de documents administratifs papiers ! La dématérialisation est à la fois un gain de temps, une source d’économies budgétaires et de responsabilité environnementale.

Dématérialisation formation : la centralisation

  • Dématérialiser les documents administratifs, oui, mais veillez toujours à la traçabilité des informations ! La dématérialisation implique de centraliser vos documents administratifs par dossiers formation. Pour un dossier de formation, vous pouvez facilement devoir gérer des dizaines de documents : de la convention de formation jusqu’aux documents de prise en charge de la formation. La dématérialisation doit être pensée de manière à centraliser l’ensemble des informations de manière rigoureuse.

Dématérialisation formation : l’accessibilité

  • La dématérialisation de vos dossiers formation ne doit pas engendrer une déperdition d’informations au sein de votre entreprise. Au contraire, profitez de la dématérialisation de vos dossiers formation pour mettre à disposition de vos interlocuteurs formation les informations qui les concernent ! Une plateforme de gestion administrative de la formation est vivement conseillée pour contrôler et fluidifier les droits d’accès des différents intervenants.

Dématérialisation formation : la sécurité

  • Pour faire rimer dématérialisation, accessibilité et sécurité des données, vous avez 2 options. En interne, créer un serveur partagé dédié à la formation. Chacun y retrouve ses documents dématérialisés. Ou alors, vous pouvez vous appuyer sur une plateforme spécialisée dans le traitement administratif dématérialisé des dossiers de formation. Cette option vous permet de maîtriser les droits d’accès par profil (salariés, manager, RH et formation) et de bénéficier de la dématérialisation de vos dossiers formation, tout en garantissant leur totale confidentialité.

Dématérialisation formation : alléger les process administratifs

  • Votre projet de dématérialisation peut aussi vous permettre d’alléger les process administratifs de la formation. En effet, grâce aux plateformes spécialisées dans la gestion de la formation, vous pouvez centraliser, automatiser ou déléguer aux managers et stagiaires certaines actions chronophages à faibles valeurs ajoutées. Par exemple, les managers ayant accès à une interface leur permettant de saisir les entretiens professionnels réalisés pour leur équipe, ils peuvent directement ajouter à votre recueil les besoins de formation identifiés, ce qui vous permet d’arbitrer, chiffrer et consolider en quelques clics votre plan de formation.
  • De même, centraliser et dématérialiser vos documents administratifs vous permet de réaliser facilement vos demandes de prises en charge de formations.