Toute personne ayant à classer, ranger, archiver.

• Assurer une meilleure tenue des dossiers, une meilleure gestion du classement.
• Organiser ou réorganiser son classement à partir d'une méthode simple et évolutive.
• Connaître et appliquer les règles d'archivage.

1 - Les différentes méthodes de classement

• Principes.
• Avantages et inconvénients de chaque méthode.
• Rendre ces méthodes plus efficaces grâce à l'informatique.

2 - Choisir une méthode en fonction des documents à classer

• Analyser les différents types de dossiers et choisir la méthode en fonction du critère de recherche de l'information en vigueur dans le service : dossiers papier et dossiers informatisés.
• Cas particulier du fonds documentaire :

- Créer un fichier de base des ressources documentaires : cotes et mots clés,

- Surveiller et organiser l'arrivée et la circulation des revues.

3 - Reprendre en main le classement existant

• Faire l'inventaire et le diagnostic du système existant.
• Epurer les dossiers actifs, les structurer.
• Choisir les mots clés pour les titres.
• Indexer les dossiers : codes, couleurs.
• Les reclasser : choix de l'emplacement.
• Restructurer l'arborescence des dossiers informatiques.

4 - Rédiger une procédure de classement

• Qui emprunte ?
• Qui reclasse ?
• Où ? comment ? : créer un plan de classement accessible à tous.

5 - Organiser l'archivage

• Qui archive ?
• Quoi ? : règles de conservation des documents.
• Quand ?
• Où ? comment ? : le plan de versement aux archives.

• Stage participatif, pédagogie active et impliquante.
• Les sujets traités et les exercices sont fonction des choix du groupe.
• Animation non directive, pragmatique. Exercices nombreux et variés.
• Une synthèse de la formation est remise à chaque participant en fin de session.