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Formation : Développez un système d'archivage électronique performant


(Réf. 20892)

Evaluation :
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Compétence(s)

Documentation

Prérequis

Elle ne demande pas de pré-requis particulier.

Public

Cette formation s'adresse à toute personne impliquée dans des problématiques d'archivage électronique.

Objectifs

  • Cerner le cadre réglementaire de l'archivage électronique
  • Maîtriser les technologies, outils et solutions existantes : supports, formats, progiciels...

Type de formation

Courte

Programme

PROGRAMME DU PREMIER JOUR


Les archives électroniques : place dans l'entreprise et intégration au système d'information
- Documents électroniques et spécificités des nouveaux documents : origine, typologie, formats, production, gestion, original et copie, stockage et relecture des données Mesurer l'importance des archives vitales
- Quelle différence entre documents vitaux et documents sensibles ?
- Exemple d'archives vitales : statuts légaux et financiers, conseils et comités, assurances, patentes, stocks... Le cadre légal de l'archivage électronique et son évolution : loi, décrets, instructions
- La signature électronique et la loi du 13 mars 2000 : confidentialité, tiers de confiance, certification électronique...
- Archiver la valeur probante des documents électroniques Comprendre les implications des normes de management de l'archivage électronique
- Impact de la norme internationale sur le Records Management, ISO/15489-1-2
- Positionner la Norme AFNOR NF Z 42-013 dans son cadre juridique, normatif et réglementaire Point sur les normes techniques : support de stockage et format
- Projet ISO 18509 sur le stockage à long terme des données dans les systèmes informatiques
- Les différents formats possibles pour la conservation et la diffusion : XML, PDF/A Cas pratique : dématérialisation des contrats clients avec l'application de la norme NF Z42-013

PROGRAMME DU DEUXIEME JOUR


Panorama des solutions matérielles et progiciels : solution interne ou externalisation ?
- CD, DVD, disque optique, microfilm : maîtriser les spécificités des différents supports de stockage
- Identifier les solutions logiciels applicatives : avantages et inconvénients
- Les choix de mise en oeuvre et audit : coûts, avantages et inconvénients L'information technique nécessaire pour assurer un accès futur aux documents numériques
- Générer une information détaillée sur les documents eux-mêmes
- Les métadonnées relatives au document : information d'identification, de provenance, de contexte, de fixité, de gestion, préservation, de recherche...
- Les métadonnées relatives au système d'information : information sur les hommes, les techniques Point sur la fiabilité des solutions d'archivage électronique proposées
- Migrations technologiques, émulation, compilation, encapsulage, ordinateur universel... : définition et comparaison
- Choisir les documents à conserver, à faire évoluer et arbitrer entre les différentes solutions en fonction des coûts et de la valeur stratégique ou juridique de vos documents Etude de cas : analyse d'une stratégie de migration technologique de documents électroniques La gestion du projet pour la mise en oeuvre : cahier des charges, appel d'offres, acteurs, rôles, tâches, phases, contenu et choix des prestataires...
- Le démarrage de votre projet : information et formation au sein de votre entreprise
- Le déploiement du système après sa réalisation Cas d'entreprise : construire une trame de cahier des charges de mise en oeuvre pour garantir le respect de la norme Z42-013

PROGRAMME DU TROISIEME JOUR


Décliner les besoins fonctionnels en fonctions techniques
- Analyser les besoins fonctionnels des différentes applications ou contextes clients
- Décrire les fonctions dans chacun des blocs résultant du découpage Cas pratique : exercice de rédaction sur des blocs fonctionnels, en fonction des thèmes d'intérêt du groupe Définir des niveaux de service attendus
- Analyser les volumétries et les besoins d'accès
- Définir le niveau de disponibilité nécessaire et le niveau de performances
- Conséquences sur l'architecture : dimensionnement, redondance... Inscrire son système d'archivage dans son environnement SI
- Définir les interfaces en cas d'externalisation ou en cas de système mutualisé
- Préparer l'administration et la supervision du système d'archivage Exercice d'application aux situations particulières des participants Prendre en compte les recommandations et les normes (MoReq, ISO 15489, Z42 013...), les impacts techniques Considérer les différents horizons temporels de l'archivage
- Définir et distinguer les différents horizons temporels à considérer pour votre système d'archivage : court, moyen et long terme
- Analyser les impacts fonctionnels et les impacts techniques Intégrer les contraintes techniques spécifiques de l'archivage à valeur probatoire
- Analyser les possibilités techniques et opérationnelles de délimiter ce périmètre
- Analyser la pertinence des dispositifs techniques éligibles, opérer des choix : supports de stockage et gestion de la chaîne de confiance
- Analyser les cas des documents reçus ou directement produits sous forme électronique

Pédagogie

Non renseigné

Point(s) fort(s)

Non renseigné
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Langue(s)

Français

Moyen(s)

Inter-Entreprise

Durée

Non renseigné

Zone géographique

Inter-Entreprise :
75000 PARIS :


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