Une expérience de la gestion de projet du niveau de la formation, "Management de projets : Outils et méthodes", ou de la formation, "Gestion de projets pour le développement de logiciels", est fortement recommandée.

• A toute personne souhaitant connaître la gestion des coûts et des budgets dans les projets.
• Cela comprend les chefs de projets, les responsables de programmes, les chefs de service et tous les membres d'équipe projet.

Vous apprendrez à :

• Créer un budget précis et détaillé, des tâches individuelles à l'intégralité d'un portefeuille de projets
• Estimer le coût des tâches grâce au calcul du coût unitaire pour ensuite constituer le budget complet du projet
• Quantifier les risques pour justifier les provisions pour risques et pour défendre un budget de référence réaliste
• Gérer le budget du programme et maîtriser l'allocation des fonds pour optimiser les flux de trésorerie
• Créer un budget conforme aux exigences du client et en ligne avec les objectifs stratégiques de l'entreprise
• Exploiter l'Analyse de la Valeur Acquise pour déterminer le statut du projet, les prévisions et les actions de correction à mener pour la réussite du projet

I. Introduction à la budgétisation et à l'estimation

• Préparer des budgets réalistes
• Bien dépenser le budget alloué à un projet
• Comment faire pour respecter les limites de mon budget

II. Consolidation budgétaire et gestion des coûts unitaires

1. Structurer les budgets et définir les rôles

• Déléguer le chiffrage des activités
• Faire le lien entre les budgets des projets et des programmes avec celui de l'entreprise

2. Exploiter les quatre fonctions du budget

• Planifier et justifier le projet
• Coordonner et communiquer avec les parties prenantes
• Suivre l'avancement
• Evaluer les performances du budget

III. Estimer les coûts au niveau tâche individuelle

1. Calcul du coût unitaire par activité (Actvity-Based Costing, ABC)

• Utiliser une structure de découpage des coûts (Cost Breakdown Structure, CBS)
• Faire le lien entre le CBS et le budget en se basant sur les normes (comptables) de l'entreprise

2. Classer les coûts par catégorie

• Déterminer les coûts directs, indirects et autres au niveau de l'activité
• Consolider les coûts unitaires sur différents niveaux jusqu'à atteindre le coût global du projet

IV. Budgétisation au niveau du projet

1. Correspondance avec le cycle de vie du projet

• Associer les détails du budget aux étapes du cycle de vie
• Produire des livrables qui facilitent les décisions selon l'approche des jalons

2. Utilisation d'outils d'estimation

• Réaliser une estimation par analogie adaptée à votre projet
• Calculer le budget avec des formules de type paramétrique
• Accroître le niveau de confiance ou maîtriser l'incertitude avec l'estimation en trois points

3. Intégrer des catégories de coût au niveau du projet

• Evaluer les niveaux d'engagement des ressources
• Recueillir les estimations des coûts unitaires
• Ajouter les coûts indirects, généraux et administratifs

4. Définir et élaborer le budget de référence

• Déterminer le coût total du projet
• Gérer les processus d'estimation utilisés par les équipes
• Définir des normes et des modèles d'estimation
• Déterminer les exigences de granularité et de précision

V. Quantification des risques et finalisation du budget de référence

1. Analyse quantitative des risques

• Evaluer la probabilité
• Etablir la valeur monétaire de l'impact

2. Déterminer les marges (réserves) associées aux risques

• Prioriser les risques grâce à une analyse de Pareto
• Repérer et contrôler les impondérables

3. Déclaration et validation finale de la valeur du projet

• Détermination et arbitrage sur les économies à réaliser
• Utiliser la proposition de valeur client pour obtenir la validation du budget initial

VI. Allouer les fonds du programme

1. Etablir le contenu du budget du programme

• Estimation par ordre de grandeur (grosse maille)
• Analyse PERT de tout le projet

2. Défendre les budgets de vos projets

• Calculer le taux de rendement
• Equilibrer les coûts du projet et le coût d'opportunité

VII. Créer un budget maître

1. Positionnement stratégique

• Evaluer la concurrence
• Arbitrage coûts/bénéfices

2. Prévoir les valeurs futures

• Calculer les résultats possibles avec les arbres de décision
• Réaliser des prédictions avec la valeur actualisée net (VAN)

3. Gérer le flux net de trésorerie

• Faire le bilan
• Respect des contraintes imposées sur le budget
• Représentation graphique de vos sorties de trésorerie

4. Améliorer le processus de budgétisation

• Contrôler la qualité avec SWOT et Lean Six Sigma
• Appliquer Kaizen pour l'amélioration continue des processus
• Affecter le résultat net de votre entreprise

5. Mesurer les performances du budget avec EVA

• Réaliser une analyse de la valeur acquise (EVA) sur le budget
• Piloter le projet pour redresser les écarts avec le budget initial
• Prévoir les performances du budget en se basant sur les résultats
• Déterminer quand redéfinir le budget initial

Vous serez plongés dans une simulation d'étude de cas multimédia grâce à laquelle vous acquerrez les compétences indispensables pour créer et gérer le budget d'un projet à grande échelle.

Les jeux de rôles et les activités individuelles/par équipe comprennent :

• Estimer les coûts de chaque tâche en utilisant les différents outils à disposition
• Analyser les estimations individuelles d'autres participants
• Classer les coûts par catégorie
• Définir le budget de référence
• Ajouter une provision pour risques
• Créer un rapport sur la performance de la valeur acquise
• Prévoir et faire des recommandations sur les étapes à venir
• Déterminer les projets à financer
• Identifier les violations aux règles définies pour les budgets
• Elaborer un flux net de trésorerie
• Tirer des enseignements et s'en inspirer